Meilleurs voeux 2012

Toute l'équipe de Reflex Training vous souhaite ses meilleurs pour l'année 2012 : un réseau renforcé par de nombreuses opportunités !

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Bonne fêtes de fin d'année

L'équipe de Reflex Training vous souhaite de très bonnes fêtes de fin d'année !
Nous vous préparons quelques surprises... Rendez-vous en 2012 pour les découvrir !

"Vous avez tissé votre réseau en 2011, maintenant vous vous demandez comment le rentabiliser ? Notre solution à découvrir dès 2012..."

Lancement du nouveau site SOeMAN

Pour préparer les fêtes de fin d'année, le site SOeMAN arbore un nouveau look.SOeMAN défile une nouvelle version, un nouveau design, une nouvelle ergonomie et des informations toujours au plus proche de la performance.

Site SOeMAN.fr

Quels dispositifs immédiatement opérationnels pour votre organisation ?
Vous trouverez sur le nouveau site de la solution d'aide au management et au pilotage collaboratif SOeMAN des bonus : des produits dédiés à chaque décideur, des sections vidéo et des études de cas.

N'hésitez pas à suivre le fil...

Bonne découverte et à très bientôt !
L'équipe Reflex Training

Le SMQ, un critère essentiel dans la performance de votre organisation

Les entreprises peuvent avoir à leur disposition des informations et des solutions innovantes leur permettant de piloter leur performance.

Les responsables opérationnels sont impliqués dans le système de management de l'entreprise.

L'entreprise, par la performance de son organisation doit répondre avec efficience aux attentes de son marché de ses clients pour continuer à exister !

Dans la réalité les manageurs sont directement confrontés aux dysfonctionnements de l'organisation et les axes d'améliorations ne manquent pas.

Malheureusement, la charge de travail importante des manageurs est générée par un volume conséquent de tâches administratives ce qui réduit leur potentiel d'implication pour des activités à plus fortes valeurs ajoutées.

Ces constats non exhaustifs, sont pourtant une illustration des problématiques que rencontrent vos collègues qui occupent des fonctions similaires à la vôtre.

Avec eux, nous avons bâti une communauté de pratiques et mis en place une approche unique et novatrice répondant aux différentes problématiques rencontrées en situation sur le terrain.

Utiliser votre Dasboard actions qualité

Avec SOeMAN vous êtes informé en temps réel quand une action qualité vous est affectée. Vous allez donc directement depuis votre Dashboard déclarer vos actions qualités quand elles seront réalisées. La résolution de problème fonctionne dans le respect de la méthode 8D. En faisant votre déclaration vous informez automatiquement le leader du plan d'action. Ce dispositif contribue à réduire fortement les coûts administratifs du traitement des RMNC.

SOeMAN Système de Management de la Qualité

Cette vidéo montre comment depuis le système de management de la qualité intégré à SOeMAN on peut très rapidement faire une analyse des causes élémentaires en s'appuyant sur la modélisation de l'arbre des causes intégré à SOeMAN système de management de la qualité.

J6 - 17:30 | Conclusion

Sur la base des travaux réalisés, l'entreprise dispose d'un référentiel de polyvalence complet modélisé depuis les outils SOeMAN - Ressources Humaines.

Ceci permet à la direction des Ressources Humaines de programmer les évaluations et d'étalonner les compétences de chaque employé de l'entreprise.

Ce dispositif opérationnel permettra d'alimenter automatiquement les matrices de polyvalence de l'entreprise et de démontrer lors des audits clients que l'entreprise pilote efficacement son processus de gestion des compétences et des talents.

J6 - 14:00 | Transposer le référentiel existant

Lors de notre briefing avec la direction de l'entreprise nous comprenons, qu'il est important de mettre en dynamique dans le système SOeMAN-Ressources Humaines,  la gestion des compétences.

Réunion d'ouverture

Une réunion complémentaire est organisée avec la direction des Ressources Humaines et son équipe pour identifier l'existant. Une matrice de polyvalence existe et permet de définir chacun des postes de l'entreprise qui doit faire l'objet d'une évaluation des compétences afin de valider la capacité de chacun à tenir un ou plusieurs postes.

Diagnostic de l'existant

Nous travaillons directement depuis cette matrice pour expliquer le processus de transposition. Ceci nous permettra à la fin de la journée, de disposer d'un premier niveau de référentiel de compétences de l'entreprise nécessaires pour procéder à l'évaluation des collaborateurs.

Nous disposons de 2 groupes de compétences :

• le groupe correspondant aux postes de main-d’œuvre directe
• le groupe correspondant aux postes indirects

Modéliser le référentiel

Nous décidons de modéliser le référentiel autour d'un métier principal intitulé : « opération »

Référentiel de compétences

Ce métier principal est organisé autour de 4 grands domaines de compétences dont 3 domaines sont associés pour la modélisation des postes de main-d’œuvre directe et le dernier domaine correspondant au poste de main-d’œuvre indirecte (encadrement).

Pour chaque domaine, nous associons à chaque poste élémentaire une compétence et nous caractérisons le potentiel d'autonomie sur un poste spécifique (compétence clé) en 3 niveaux :

Compétences clés en 3 niveaux

Pour un poste de travail donné (compétence), chaque  niveau pourra être évalué à partir du référentiel suivant:

• 1 : Aucune maîtrise
• 2 : Maîtrise moyenne
• 3 : Bonne maîtrise
• 4 : Maîtrise parfaite

La transposition du référentiel existant complété du modèle que nous venons de préciser a été faite dans le délai fixé.

Évaluation pour chaque fiche de fonction

D'autre part, nous avons créé 2 fiches de fonctions génériques une correspondant à l'ensemble des activités de la main-d’œuvre directe et une autre correspondant à l'ensemble des postes pour la main-d’œuvre indirecte.

Ceci permettra de programmer très rapidement pour chaque collaborateur l'évaluation en sélectionnant directement le référentiel sur lequel la personne doit être évaluée (polyvalence main-d’œuvre directe, polyvalence main-d’œuvre indirecte).

Enfin, nous terminons ce travail de transposition par les tests de validation en simulant une évaluation pour chaque fiche de fonction générique (référentiel de polyvalence) ce qui nous permet de valider le rapport des compétences d'un collaborateur.

J6 - 9:00 | La sécurité du système d'information SOeMAN

L’intégration d'un nouveau collaborateur dans le système d'information SOeMAN doit se faire en respectant strictement la consigne suivante :

• création du profil Ressource Humaine : avant de générer un identifiant et un mot de passe notamment pour une personne devant se connecter et travailler depuis son espace de collaboration SOeMAN, le responsable des ressources humaines doit obligatoirement créer son profil ressource humaine avec au minimum les informations suivantes (non, prénom, date de naissance, date d'entrée dans l'entreprise, adresse mail valide)

• la création du profil étant faite, la demande de code d'identification pourra s’envisager

• le responsable des ressources humaines doit systématiquement actualiser le profil collaborateur de chaque personne notamment pour un départ de l’entreprise. En effet la mise à jour du profil permettra notamment préciser la date de sortie du collaborateur et le système proposera de désactiver automatiquement son compte. En plus les indicateurs Ressource Humaine seront actualisés en temps réel

J6 - les Ressources Humaines et les compétences

Introduction

Nous abordons le sujet des ressources humaines directement avec la direction et en liaison avec le responsable des ressources humaines de l'entreprise.

Nous devons, dans un délai très court, transposer le référentiel existant afin de bénéficier de la puissance du process SOeMAN- Ressources Humaines . 

Lors des audits clients, la direction montrera que le process de gestion des compétences est sous contrôle. 

Elle pourra notamment apporter la preuve que chaque collaborateur de l'entreprise intervenant sur les contrats client, a la compétence pour réaliser les opérations qui lui sont demandées.

Nous faisons un rapide audit de l'existant et nous mettons en avant :

• l'entreprise dispose d'une cartographie des polyvalences pour chacun des postes identifiés de l'entreprise
• le responsable Ressource Humaine a déjà formalisé les descriptions de postes dans une version synthétique ce qui est suffisant pour la communication interne.

Nous validons que nous pouvons faire la transposition durant la journée d’intervention ! 

Programme de la journée

• La sécurité du système d’information SOeMAN
• Transposer le référentiel existant
• Conclusion

J5 - 16:00 | Conclusion

L’entreprise dispose de plusieurs référentiels d'audits lui permettant de travailler immédiatement et de mettre en pratique le process d'audit pour ses fournisseurs clés et pour ses process internes.

SOeMAN permet sur la base du référentiel: 

• de préparer très rapidement un audit interne, 
• de le piloter de façon efficace,
• et d'organiser la planification des plans d'action suite à une non-conformité.

Les différents rapports générés automatiquement depuis SOeMAN - audit, facilitent la tâche au responsable de l'audit. Ce dernier, pourra très facilement restituer aux parties prenantes les rapports d'audit et de faire le suivi de la levée des non-conformités.

Les clients de l'entreprise pourront eux-mêmes s'assurer que l'entreprise maîtrise parfaitement son process de pilotage des audits fournisseurs et des audits processus afin de garantir la qualité des opérations.

RENDEZ-VOUS AUX PROCHAINS ARTICLES POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J6 - GÉRER LES RESSOURCES HUMAINES ET LES COMPÉTENCES

J5 - 13:30 | Mise en autonomie des auditeurs de l'entreprise

Les référentiels étant modélisés, nous procédons à une séance avec les auditeurs de l'entreprise pour leur permettre de valider d'une part le référentiel et d'autre part de prendre en main l'ensemble des outils leur permettant d'organiser en totale autonomie leurs audits internes et fournisseur.

Cette mise en autonomie est critique car pour cette fin de semaine, l'équipe audit doit procéder d'une part à un audit interne important et d'autre part à plusieurs audit fournisseur.

La simplicité et l'ergonomie des process d'audit interne SOeMAN facilitent ce travail de mise en autonomie.

J5 - 9:00 | Les référentiels d’audits

Nous ciblons deux référentiels prioritaires :

• le référentiel technique pour les sous-traitants de l'entreprise qui exercent des activités de peinture,
• le référentiel général d'audit d'un sous-traitant industriel

La direction nous demande de mettre en place les référentiels et de mettre en autonomie ses équipes d’auditeurs en charge du pilotage de ce processus.

Référentiel 1 : l'audit des fournisseurs pour le process de peinture

Référentiel 2 : l'audit général d'un sous-traitant industriel

J5 - Auditer les processus internes et fournisseurs clefs

Introduction

Une séance de travail avec la direction nous permet de prendre conscience que l'entreprise doit organiser et gérer son processus d'audit auprès de ses fournisseurs clés.

Ces activités s'inscrivent concernent directement les fournisseurs stratégiques.

Nous en profitons pour faire un diagnostic technique des activités devant êtres auditées afin d'organiser la publication du contenu des référentiels dans les outils SOeMAN audit.

Programme de la journée

• Les référentiels d’audits (interne et fournisseur)
• Mise en autonomie
• Conclusion

J4 - 16:30 | Les fournisseurs et l'entreprise étendue

Pour les fournisseurs, nous recommandons dans un premier temps d'affecter l'ensemble des non-conformités à un groupe totalement dédié à la résolution des non-conformités.

Je recommande systématiquement, d'importer également dans SOeMAN la base fournisseurs opérationnelle avec les contacts spécifiques afin d'associer les non-conformités directement dans le dossier du fournisseur.

Ceci présente l'avantage de disposer dans un seul et même espace de l'ensemble des informations concernant spécifiquement les fournisseurs. La communication entre la direction des achats et le fournisseur est ainsi facilitée.

Enfin dans un dernier temps, il est possible d'ouvrir des droits d'accès SOeMAN pour les fournisseurs stratégiques de l'entreprise afin qu'ils puissent directement avoir accès aux non-conformités les concernant.
Ils pourront travailler directement depuis leur portail SOeMAN à l'analyse des causes et à la formalisation des plans d'actions. L'interlocuteur de l'entreprise qui aura accès au portail fournisseur pourra donc déclarer l'avancement des plans d'actions et les commentaires utiles permettant d'instruire la requête de résolution de problèmes.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J5 AUDITER LES PROCESSUS INTERNES ET LES FOURNISSEURS CLEFS

J4 - 15:30 | La relation client

Toutes les réclamations clients seront instruites dans le respect du processus détaillé que nous venons de voir, et le dossier client sera automatiquement actualisé.

En effet, dans chaque dossier client, nous disposons d'un onglet qui va rappeler l'ensemble des non-conformités et réclamations concernant spécifiquement ce client. L'avantage pour l'équipe commerciale est de disposer dans un seul et même espace collaboratif de l'ensemble des informations concernant le client.

J4 - 14:30 | Le management, les tableaux de bords et les indicateurs

Le management

Le responsable de la qualité est informé en temps réel de la publication des faits pour chaque nouvelle requête. Il va analyser la pertinence des faits et valider si le processus de résolution de problème doit être poursuivi ou non retenu.

Pour les requêtes retenues, il va s'assurer que les données d'entrée (les faits déclarés) sont suffisamment pertinentes pour permettre une instruction efficace de la requête. Dans le cas contraire, il se rapproche de la personne qui a fait la déclaration pour lui demander de compléter sa déclaration.
Il va ensuite, en toute connaissance de cause affecter le problème au responsable (groupe management) qui devra analyser les causes, formaliser le plan d'action, faire le suivi du plan d’action et contrôler à 100% l’exécution de la conformité de la mise en œuvre du plan d’action.

Dans le cas de notre entreprise, nous avons un responsable dédié aux requêtes de type réclamations clients, et un responsable pour les non-conformités (internes et fournisseurs).

Process de résolution d'une NC/RC

Le responsable de la résolution de problèmes

En utilisant les outils SOeMAN dédies à la résolution de problèmes,

• le responsable va procéder tout d'abord à une analyse des causes à l'origine des faits rencontrés et validés par le management de la qualité. 
• Il va ensuite programmer le plan d'action curatif  mais également les actions permettant de limiter la réapparition du problème.
• Ces différentes actions sont assignées aux personnes compétentes et disponibles pour les mettre en œuvre dans le respect du délai fixé.
• Le responsable disposera des outils lui permettant de suivre la délégation des plans d'action afin de respecter les délais de mise en œuvre.
• Au fur et à mesure, le responsable pourra contrôler l'exécution des travaux en engageant sa responsabilité de manager pour garantir que la qualité du travail réalisé est conforme au plan d'action.

J4 - 11:00 | Les avantages du processus de résolution de problème

En respectant le process de résolution de problèmes SOeMAN, la direction de l'entreprise dispose d'un outil puissant et efficace permettant notamment :

• de satisfaire le client : le client sera étonné de la capacité de l'organisation de l'entreprise à résoudre les réclamations clients. En effet, juste après avoir sollicité l'entreprise pour l'informer qu'une réclamation, il sera agréablement surpris de recevoir sur sa messagerie électronique l'information que son problème est bien pris en compte. D'autre part, il recevra régulièrement l'information tout au long du processus de résolution. Enfin, lorsque le problème est définitivement résolu, il prendra connaissance d'un rapport complet décrivant comment le problème a été résolu. En réalité, peu de ses fournisseurs, seront à même de lui apporter un process aussi efficace.

• De garantir l'implication de tous les acteurs de l'entreprise : la maturité d'une entreprise se mesure aussi par la capacité à impliquer l'ensemble des acteurs de l'entreprise dans le processus de satisfaction client. Dans ce cas, on parle d'une entreprise « Customer focus ».

• Des indicateurs pertinents : Lors des audits clients, la société doit apporter la preuve de sa capacité à résoudre rapidement les problèmes. Pour cela, SOeMAN propose d'utiliser un indicateur pertinent qui indique pour chaque problème la durée de résolution. En combinant cet indicateur avec d'autres indicateurs comme : le nombre d'actions élémentaires, le nombre de log publiés on démontre toute la pertinence du process de résolution de problèmes.

J4 - 9:30 | Le processus de résolution de problèmes

Quelle que soit la nature du problème identifié (non-conformité, réclamation client, opportunités d'amélioration ou amélioration continue) le process suivants doit être appliqué dans le respect des propositions de SOeMAN amélioration continue.

La description des faits

Toute personne de l'organisation qui a connaissance de faits importants devant être pris en compte pour faire progresser l'organisation ou/et contribuer à la satisfaction du client doit les porter à la connaissance du management en utilisant pour cela les outils de résolution de problèmes SOeMAN .

Il lui suffit d'ouvrir une nouvelle requête (RC, NC, AC) de compléter le formulaire de description des faits en s'attachant à la qualité de la description des faits. En effet, pour qu’un problème soit correctement résolu, il est nécessaire de disposer des données d'entrées suffisantes, nécessaires à sa résolution.

Remplir le formulaire de déclaration d'une nouvelle requête en détails

Dans le premier formulaire de renseignements,

• il va faire une description succincte, tout en complétant des informations importantes comme la référence du contrat, le nombre de pièces concernées par le problème, la référence du plan...
• il peut également compléter cette description des faits en publiant un document (lors d'une réclamation, les clients peuvent nous envoyer une ou plusieurs photos décrivant le problème qu'ils ont rencontrés), 
• il peut enfin publier un descriptif plus complet dans un log.

Cette publication des faits étant terminée, la personne va publier cette nouvelle requête au management de la qualité.

En cas de réclamation client

• Identifier le client :  la personne qui collecte les informations du client (par exemple lors d'un appel téléphonique) va devoir authentifier son interlocuteur et s'assurer qu'elle dispose de son nom, de son adresse e-mail et de son numéro de portable. Si ce contact est déjà renseigné dans SOeMAN elle vérifie simplement les informations et dans le cas contraire après avoir identifié la société, elle complète les informations du contact.

Il est en effet nécessaire de procéder systématiquement à la mise en œuvre de cette consigne afin de garantir la continuité de la communication avec celui qui est à l'origine de la requête.

• Informer instantanément le client concerné du processus de résolution de la réclamation : lorsque le client a par exemple manifesté son insatisfaction, son interlocuteur aura la possibilité (dès qu'il aura complétée sa fiche de renseignements des faits déclarés par le client) d'informer automatiquement que son problème est sous contrôle et qu'il sera informé à chaque étape de sa résolution !

J4 : Piloter l’amélioration continue

Introduction 

L’amélioration continue concerne le traitement des requêtes non-conformité, réclamation, amélioration continue.
Pour chacune de ces 3 catégories un process identique et complet sera proposé par SOeMAN afin de garantir un fonctionnement efficace de l'entreprise contribuant activement à la satisfaction des clients.

Il est important, que les clients de l'entreprise mesurent concrètement l'implication des équipes pour apporter des réponses rapides et efficaces en cas d'apparition de non-conformités. Cette maturité de l'organisation est un facteur clé de succès régulièrement audité par les clients de l'entreprise.

Nous validerons avec la direction que l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise peuvent être ponctuellement mobilisés notamment dans la mise en œuvre des actions élémentaires destinées à résoudre une problématique de type amélioration continue, réclamation client, non-conformité.
C'est la raison pour laquelle, dans le module de configuration des équipes participant à la résolution de problème, nous définissons 3 niveaux :

• Niveau 1 : celui de la direction générale et du système de management de la qualité
• Niveau 2 : celui des responsables de problèmes qui vont gérer pour un cas spécifique l'analyse des causes et la mise en œuvre d'un plan d'action destiné à résoudre efficacement et durablement le problème
• Niveau  3 : celui de l'équipe d'exécution : chaque membre de l'entreprise, direction, encadrement, opérationnels peut être ponctuellement mobilisés pour un problème particulier dans la mise en œuvre d'une ou plusieurs actions élémentaires

En respectant ce schéma d'organisation capital, la direction garantit à tous les niveaux de l'entreprise, une implication des acteurs est réelle et concrète au service du client.

Programme de la journée

• Le processus (NC/RC/amélioration continue)
• Les avantages du processus SOeMAN
• Le management, les tableaux de bords et les indicateurs
• La relation client
• Les fournisseurs
• Conclusion

J3 - 17:00 | Conclusion du travail en mode projet

Les travaux pratiques de l’équipe  projet se sont parfaitement déroulés autour d’un cas concret.

Une séance complémentaire sera organisée début septembre pour travailler avec les outils de planification avancée (planification à capacité finie) de la gestion budgétaire, et l’exploitation des différents indicateurs et tableaux de bords du projet.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J4

J3 - 16:00 | Rendre compte au client

Pour rendre compte efficacement clients, SOeMAN propose au chef de projet un rapport complet du projet immédiatement accessible depuis les actions du projet. Ce rapport complet présente tout d'abord le diagramme de plans actualisés suivi d'un point pour chacune des tâches du projet.

Pour chaque tâche l'information actualisée de l'avancement de la tâche disponible, suivi des publications des logs formalisés par les responsables de tâches.

Le chef de projet peut se rendre directement chez le client avec ce rapport à sa disposition et aura la possibilité de commenter l'avancement de son projet en s'appuyant sur les contenus existants dans la publication des logs.

J3 - 13:30 | La revue de projet

Le chef de projet va, dans le respect des règles fixées avec son équipe, organiser à la date convenue la revue projet. Si chacun respecte parfaitement les règles simples de suivi projet, la préparation et le suivi de la revue projet seront des étapes très efficaces qui contribueront activement au succès du projet.

Faire état de l'avancement

Pour cela, chacun va faire l'avancement des tâches qui lui sont assignées et publier pour chacune des tâches qui ont fait l'objet d'une problématique particulière un log de synthèse résumant les problématiques rencontrées et les solutions mises en œuvre pour les résoudre. Chacun publiera également un log de synthèse pour les tâches non terminées et pour lesquelles une difficulté particulière a été anticipée. Il pourra également compléter le log de synthèse de sa propre analyse et des suggestions de plans d'action permettant de résoudre ces difficultés potentielles.

Ainsi, pour chacune de ces tâches, le contenu du log sera pertinent et contribuera activement à la préparation de la revue de projet ; ce qui facilitera le travail du chef de projet dans son étape de préparation de la revue.

Le chef de projet va donc directement depuis les outils SOeMAN organiser une revue projet. Il peut également, s’il pilote plusieurs projets, organiser une revue multi projet. Dans ce cas, les règles de délégation et de suivi des activités (déclaration des logs de synthèse) doivent fonctionner parfaitement entre le chef de projet et les responsables de tâches.

Organiser une revue de projet

Nous rappelons ici, que c'est aux responsables de tâches de coordonner la publication des logs de synthèse dans le respect des délais fixés par le chef de projet.

Organiser une revue de projet depuis SOeMAN

En utilisant les outils revue projet, SOeMAN met à disposition du chef de projet un process complet de pilotage d'une revue projet.

Ordre du jour automatiquement généré

L'ordre du jour sera automatiquement généré par la sélection des tâches qui doivent être passées en revue lors de la revue de projet. Si ces tâches, ont fait l'objet d'une publication de log de synthèse, il s'agit de tâches qui doivent être nécessairement passées en revue lors de la réunion. Le log de synthèse alimentera alors une proposition de contenus utile pour le compte rendu de la revue de projet.

Ce Process permet de piloter une revue projet dans des conditions d'efficacité. La mise en commun de l'information est instantanée, notamment sur les points de blocage qui doivent être véritablement discutés et pour lesquels une ou plusieurs décisions doivent être prises.

En complément, le process SOeMAN revue de projet intègre la possibilité de publier le relevé de décisions dans un plan d'action dédiée à la revue de projet. Ainsi chacun saura clairement ce qui a été décidé lors de la réunion et en quoi il est concerné.

Mettre à jour le plan d'actions

Le Dashboard - Plans d'actions, mets à disposition de chacun les plans d'actions. Il sera facile pour les intéressés de publier les avancements des plans d'action dans le respect des délais sur lequel ils se sont engagés.

Suivi instantané de la mise à jour des actions

L'agrégation de l'information est automatique et la publication du compte rendu facilitée par un processus automatisé de SOeMAN.

De plus, si le chef de projet sur un projet complexe décide de faire des enchaînements de réunions, il disposera d'une traçabilité complète de toute la vie du projet (Project life cycle).

J3 - 11:00 | Le suivi d'activité

Chacun va s'organiser dans le respect de son calendrier de travail, de ses priorités et devra déclarer régulièrement son activité projet depuis son Dashboard.

La bonne règle en la matière est de publier un log après avoir travaillé sur une tâche d'un projet. Si l'on considère qu'à l'issue de cette activité le pourcentage d'avancement de la tâche a progressé, alors en profiter pour actualiser cet avancement. Cette déclaration d'activité (pourcentage d'avancement) va automatiquement influencer l'indicateur d'avancement du projet.

J3 - 9:00 | La réunion d'ouverture

Préparer efficacement la réunion

La réunion d'ouverture est un moment privilégié à passer avec l'équipe projet et sa qualité est essentielle pour permettre l'exécution du projet dans les meilleures conditions afin de garantir son succès.

En respectant ensemble des séquences précédentes, le chef de projet se place dans des conditions idéales pour obtenir le succès de cette réunion d'ouverture.

En effet, il va tout simplement depuis son SOeMAN en consultant le projet qu'il a lui-même modéliser sur les tâches principales : documenter sur les exigences et les objectifs pour chaque tâche principale et affecter les rôles au membre de l'équipe projet.

Conclusion de la réunion

A la fin de cette réunion d'ouverture, chacun connaît ses objectifs, les règles de coordination et de coopération avec l'équipe. En particulier, le chef de projet s'assurera qu'il a bien fixé la règle de préparation des revues de projet qui seront organisées à une fréquence également fixée, et qui permettront en particulier de s'assurer que le chemin de réalisation du projet est en permanence optimisé afin de garantir la réussite du projet dans les meilleures conditions efficacité.

Quelques conseils à respecter...

Lors de la formation avec l'équipe projet, nous recommandons de respecter les consignes suivantes :

Chaque responsable de tâches doit 48 heures avant la revue de projet, organiser la synthèse de l'avancement des tâches placées sous sa responsabilité en identifiant notamment :

·         les points difficiles qu'il a rencontrés dans la période précédente comment il les a résolus,

·         et surtout quels sont les points durs qu'il a anticipés pour la période suivante et comment il voudrait les traiter 

·         et les éventuelles sollicitations pour pouvoir réaliser dans de bonnes conditions les activités de la prochaine séquence.

Cette règle est absolument essentielle car elle conditionne tout au long de la réalisation du projet les conditions de réussite de chaque étape. Ce succès est fondé sur l'anticipation, le partage du retour d'expérience, la sollicitation et la coopération.

La réunion de lancement étant terminée chacun des responsables d'activités va se dérouler son programme d'activités directement depuis son Dashboard projet.

J3 - travailler en mode projet et initiation aux réunions efficaces

Équipe cliente

Pour cette seconde séquence, nous sommes en relation avec une équipe d'ingénieurs et de chef de projet.

L’organisation

Tous les contrats, passe par l'équipe projet avant d'être affectés à l'usine de production.

Cette organisation concerne principalement les fournisseurs stratégiques de rang 1 qui participent à l'ensemble des étapes de conception d'industrialisation et de validation série des produits qui seront réalisés par le fournisseur.

Programme de la journée

Pour cette séquence, nous décidons d'axé principalement sur :

• la réunion d'ouverture
• le suivi d'activité (la mise à jour des tâches) et la préparation de la revue de projet (Log de synthèse)
• le pilotage de la revue de projet
• comment rendre compte efficacement au client en cours de projet

J2 : 13:30 | Piloter en mode projet

Le rôle du chef de projet :

En utilisant SOeMAN, à la création d'un projet, on est forcément doté du rôle de chef de projet. En suivant le Process projet SOeMAN, le chef de projet va devoir modéliser l'objectif du projet (sa finalité) et constituer son réseau de communication dédié au projet (les contacts associés projet).

La modélisation rapide du projet

D'autre part, il va sur une feuille blanche réfléchir à la décomposition de son projet en identifiant les principales tâches qui devront être progressivement réalisées afin de garantir le succès de ce projet (efficience); Chaque tâche principale pouvant être potentiellement un sous-projet c'est-à-dire elle-même décomposée en sous tâche (tâches filles).

Il va immédiatement identifier l'ensemble des documents qui seront nécessaires durant le travail d'exécution et les publier en respectant la règle de publication documentaire que nous avons vue précédemment. Les documents qui concernent spécifiquement une tâche seront publiés directement dans le dossier de la tâche. Et les documents qui concernent l'ensemble des activités du projet seront publiés directement dans le dossier du projet.

Il va pouvoir au fur et à mesure, affecter à chacune des tâches les durées nécessaires à la réalisation et simuler progressivement la date de fin du projet. Un travail d'optimisation suivra afin de garantir le respect des objectifs du projet (délai qualité coût efficacité). C'est ce travail d'optimisation qui permet de révéler en particulier le chemin critique du projet.

Enfin, le chef de projet va pouvoir documenter ses objectifs associés à chacune des sous étapes du projet (tâches parentes ou sous projet) afin de préparer efficacement la réunion d'ouverture avec l'équipe d'exécution du projet.

La constitution de l'équipe 

Il va consulter enfin, le planning de ressources disponibles, associées aux compétences nécessaires pour constituer l'équipe projet. C’est donc cette équipe qui sera assignée comme ressources aux différentes tâches d'exécution du projet.

Il fait une dernière vérification depuis SOeMAN de la structuration de son projet, en consultant par exemple son rapport de projet qui lui donne une vue complète et détaillée de la modélisation initiale de son projet.

La réunion d'ouverture

Il peut enfin, consulter l'équipe et l’inviter à la réunion d'ouverture.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J3POUR LA SUITE DU TRAVAIL EN MODE PROJET

J2 : 9:00 | Initiation au module de gestion documentaire

Nous passons ensuite à une séquence dédiée à la gestion documentaire et au suivi des versions. En effet depuis SOeMAN nous pouvons publier les documents en respectant strictement la gestion des versions documentaires et surtout en gérant les droits d'accès en écriture et en lecture.

Des bonnes pratiques à adopter

Nous insistons bien sur le fait que la règle est de publier les documents et de les associer à une séquence élémentaire (client, contrat, projet, tâches, réunion, dossier qualité….) dans SOeMAN, où ils seront utilisés. 

Par exemple, si un document concerne un client particulier pour l'ensemble des opérations de ses clients, il faudra le publier dans le dossier client. En revanche, si un document concerne un contrat particulier d'un client donné, il faudra le publier directement dans le dossier du contrat. 

Un même document peut être associé à plusieurs séquences (client, contrat, projet, tâches, réunion, dossier qualité….). Il faut bien comprendre que en respectant les standards de fonctionnement SOeMAN, chacun pourra travailler efficacement sans avoir à chercher l'information.

Le système d'information SOeMAN au service de l'optimisation

Nous faisons une séquence de travaux pratiques dédiées à la maîtrise de l'ensemble des outils permettant de publier et de gérer efficacement la vie d'un document (Life cycle file).
Chacun est en autonomie sur cette séquence, nous passons au pilotage en mode projet.

J2 : travailler en mode projet

Équipe cliente

Pour cette seconde séquence, nous sommes en relation avec une équipe d'ingénieurs et de chef de projet.

L’organisation

Tous les contrats, passe par l'équipe projet avant d'être affectés à l'usine de production.

Cette organisation concerne principalement les fournisseurs stratégiques de rang 1 qui participent à l'ensemble des étapes de conception d'industrialisation et de validation série des produits qui seront réalisés par le fournisseur.

Programme de la journée

Pour cette séquence, nous décidons d'axé principalement sur :

• la prise en main de l'interface SOeMAN et notamment le bureau virtuel
• la publication documentaire à la gestion des versions
• l'utilisation des dossiers clients
• le travail en mode projet et le suivi des activités
• la revue de projet

Nous déroulons avec l'équipe la présentation de l'interface de SOeMAN avec le bureau virtuel, le fonctionnement de l’agenda, déclaration de congés et les différents outils de communication qui permettent de collaborer efficacement.

J1 - 13:30 | Prise en main de SOeMAN – Relation client

Nous poursuivons notre session de mise en autonomie de l'équipe business en travaillant directement depuis les outils spécifiques de la relation client.

Objectif

L'objectif de cette session était de démontrer que depuis SOeMAN, il pouvait piloter en totale autonomie l’ensemble des séquences dédiées à la relation client à commencer par le processus de revues de contrats.

L’importance des contrats

En effet dans leur business, les contrats sont très importants. Ils comprennent au minimum :

• une ou plusieurs offres associées d'un référentiel documentaire important
• une confirmation de commande du client avec un contrat signé entre les parties, lui-même associée d'un référentiel documentaire important
• une séquence d'interventions des différents services clients-fournisseurs participant à la validation du contrat.

Phase de modélisation du processus de revue de contrat

Nous avons modélisé dans SOeMAN l'ensemble des séquences permettant dès la réception d'un contrat de programmer automatiquement les activités élémentaires dédiées à chaque responsable pour piloter la revue de contrats.

Cette opération sera dorénavant planifiée par le responsable de la relation client, qui adressera les actions aux différents responsables dans les délais validés avec le client.

Chaque responsable aura à traiter la quote-part de son travail en  consultant directement son bureau virtuel (relation client).

En déclarant, son activité depuis son bureau virtuel relation client, le processus de revues de contrats s'exécute automatiquement et à chaque instant le responsable de la relation client peut consulter l'avancée de ce processus.

Séquences de pilotage d'une revue de contrat

C'est un gain de temps énorme et c'est surtout la possibilité pour le responsable relation client d'être beaucoup plus autonome sans être obligé de partir à la recherche des informations (perdre de temps), lorsque le client souhaitait un avancement du contrat.

Phase d’initiation aux séquences du processus de revue de contrat

Pour mettre en place l'ensemble de ces opérations nous devons passer en revue les séquences suivantes disponibles bien évidemment depuis les outils relation client de SOeMAN :

• planifier un cycle d'action
• déclarer une activité depuis son Dashboard - relation client
• publier un log associé à un contrat
• publier un ou plusieurs documents associés à un contrat
• établir une offre depuis les générateurs d'offre SOeMAN
• envoyer une offre SOeMAN et des documents joints directement depuis SOeMAN
• utiliser les outils de suivi de délégation d'activité pour garantir l'efficacité de la mise en œuvre des activités
• ...

Mise en autonomie du groupe

Le groupe étant constitué de 4 personnes, nous avons pu largement pratiquer sur des cas concrets de l'entreprise afin de faciliter d'une part la prise en main et d'autre part la mise en autonomie des participants. À la fin de la journée nous voyons une équipe capable de fonctionner dès le lendemain matin sur l'ensemble des séquences de pilotage de la relation client en coopération avec les nombreux acteurs internes et externes.

Enfin, nous validerons avec la direction que le responsable de la relation client serait le référent de l'entreprise pour l'ensemble du fonctionnement de ce domaine savec SOeMAN et qu'il serait donc notre interlocuteur principal pour l'ensemble des problématiques dédiées au pilotage efficace de la relation client.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J2

J1 - 10:15 | Prise en main de SOeMAN – outils pratiques

Objectif

Cette session nous permet de mettre le groupe dans un début de compréhension de l'interface afin de rassurer l'ensemble des participants qui pourront en quelques minutes seulement être opérationnels depuis leur poste de travail.

Phase d’initiation aux outils généraux

Pour la prise en main des outils pratiques de SOeMAN, nous en profitons pour présenter à l'ensemble des participants des outils essentiels qu'ils doivent maîtriser pour pouvoir se retrouver dans l'interface SOeMAN. Les clients sont agréablement surpris de voir qu'il existe une publication très détaillée de l'ensemble des méthodes de travail dans l'interface SOeMAN.

Les points suivants sont passés en revue :

• la gestion des agendas
• la découverte du bureau virtuel (Dashboard)
• la déclaration de ses congés
• la publication documentaire et la gestion documentaire
• la conduite d'une session de travail collaborative

Univers SOeMAN - Outils pratiques

Sur la première séquence, nous insistons beaucoup sur les bonnes pratiques de l'organisation SOeMAN en s'appuyant notamment sur l'utilisation efficace du bureau virtuel (Dashboard). En effet chacun doit modifier ses pratiques de travail au bureau en consultant régulièrement son bureau virtuel. En effet ce bureau est composé en différentes rubriques (dématérialisation des différents dossiers de son bureau physique) :

les dossiers clients les projets les plans d'action les réunions les informations les approbations les actions qualité les formations

J1 - 9:00 | Paramétrer les données utiles à la configuration du système SOeMAN – relation client

A l'issue de cette première partie, un travail individuel du consultant SOeMAN d'une durée d'environ 1:00 a été nécessaire pour procéder à :

• la modélisation initiale (domaines d'activité, cause de perte...)
• La modélisation du processus relation client
• l'importation du fichier clients
• les tests de validation

Nous reprenons, le travail de groupe dédié à la prise en main des outils pratiques de SOeMAN suivi d'un programme intensif d'appropriation de l'ensemble des outils dédiés au pilotage de la relation client.

J1 : le pilotage du business

Équipe cliente

Pour ce programme, nous sommes en relation directe avec le PDG, son vice-président le responsable du département relation client et une assistante commerciale.

Phase de questionnement

Nous commençons toujours par une session de travail permettant de comprendre en détail les exigences du processus de relation client. Le consultant, intervient en questionnement pour révéler les étapes clés du processus afin d'en déduire sa modélisation dans les outils SOeMAN.
Nous en profitons pour valider la décomposition stratégique des secteurs d'activité, nous savions à l'avance que cette société avait un portefeuille de clients réduits (une cinquantaine) et qu'il n'y aurait aucune problématique d'import de l'historique de la base clients.

Programme de la journée

1. Le paramétrage des données utiles à la configuration du système SOeMAN - Relation client
2. La prise en main de SOeMAN - outils pratiques
3. La prise en main de SOeMAN -Relation client

Le management 2.0 à l’international avec SOeMAN (en 6 jours)

Notre intervenant Reflex Training s'est rendu dans la région de Linares en Espagne, pour effectuer une opération d’intégration du système collaboratif SOeMAN.

Durée : 6 jours

Entreprise cliente : PMI Espagnole intégrant 3 sites en Espagne et un en France, qui opère dans les secteurs ferroviaire, aéronautique et automobile.

Contexte : La société d’une centaine de personne, est fournisseur stratégique de premier rang des grands donneurs d’ordre internationaux.Cette position impose à l’entreprise de développer des pratiques d’organisation exceptionnelles pour piloter des projets de plus en plus complexes et garder cette position durablement.

C’est une des raisons majeures de l’intégration de SOeMAN par l’équipe dirigeante.

Problématique : Comment assurer l'interopérabilité des métiers pour cette PMI espagnole?

Programme : Nous retraçons ici une semaine d’intervention bien remplie 

Assurer l'interopérabilité des métiers à l'international

• J1 : Le pilotage du business au jour le jour
• J2 : Le travail en mode projet (1/2)
• J3 : Le travail en mode projet (2/2) et l'introduction aux réunions efficaces
• J4 : Piloter l’amélioration continue
• J5 : Auditer les processus interne et les fournisseurs clefs
• J6 : Les ressources humaines et les compétences

Pour des raisons pratiques, la mission s'est déroulée sur l'un des sites de l'entreprise et les équipes devant participer au programme de pilotage SOeMAN se sont déplacées.

A suivre :
Découvrez pendant 6 jours le carnet de bord de notre intervenant SOeMAN dans cette PMI espagnole. Vous comprendrez la méthodologie employée pour développer la stratégie pour chaque domaine métier clef de l'organisation.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J1

Votre ERP suffit-il à la gestion de votre entreprise ?

EDITO Chaque entreprise accorde une importance capitale à ses données. Le bon acheminement et l’exploitation de ces dernières peut se révéler un véritable point stratégique, notamment lorsqu’ils sont focalisés sur la conquête de nouveaux marchés ou lorsqu’il s’agit de compétitivité. C’est la raison pour laquelle les entreprises investissent en général dans des systèmes de gestion ou logiciels métier. Comment traiter toutes les données de l’entreprise de manière pertinente ? Comment réexploiter efficacement le capital de ces informations ? Et surtout, comment le faire sans que pour autant cela vous prenne des mois durant ? Nous verrons dans ce bulletin comment l’interprétation pertinente de ces informations peut traiter l’ensemble des problématiques de l’organisation et garantir la performance de l’entreprise.

SOMMAIRE . L'investissement technologique des PME-PMI . Les fluctuations du marché et l'évolution de l'organisation . Booster les données de votre entreprise, mais comment ? . SOeMAN : la puissance du management 2.0 associée à votre ERP . A venir au prochain sommaire . Continuez votre découverte...

01. L'investissement technologique des PME-PMI industrielles

De nombreuses PME PMI industrielles disposent d'un système de gestion informatisé type GPAO ou ERP. Ce type de système est souvent implanté directement dans l'entreprise sur des serveurs, chaque poste utilisateur disposant d'une installation logicielle (client lourd). Ces systèmes de gestion sont installés en moyenne depuis une dizaine d'années et leur mise en place a nécessité beaucoup de temps, d’énergie et de moyens. C'est la raison pour laquelle l'entreprise doit s'assurer que son outil de gestion, bien qu'installé depuis plusieurs années, reste opérationnel et fiable afin de répondre aux attentes de l'organisation. Cependant, il n’est pas rare de constater qu'avec le temps et le renouvellement des équipes, l'utilisation du système de gestion est de moins en moins efficace voir emême que le système perd en fiabilité. Ceci est dû notamment au manque de respect des procédures garantissant la fiabilité du système.

02. Les fluctuations du marché et l'évolution de l'organisation

Dans le même temps, les équipes de l'entreprise doivent faire face aux nouvelles attentes de leurs marchés et de leur organisation, qu'elles sollicitent fortement l'information à tous les stades pour notamment renforcer le service au client. En effet l'entreprise doit rester compétitive et pour cela, elle doit être capable de s'adapter de plus en plus vite à de nouvelles exigences, à de nouveaux clients, à des demandes de plus en plus complexes. Donc on assiste en fait à des difficultés rencontrées fréquemment : - d'une part le système de gestion historiquement implanté perd en fiabilité, donc dans sa capacité à restituer une information de qualité, - et en même temps le besoin d'informations en temps réel est de plus en plus important!

Face à ce constat, il est important de considérer des solutions totalement innovantes permettant de booster le processus de conduite du changement de l'entreprise, afin de l'adapter efficacement à son environnement et à sa complexité. Tout cela, en redonnant une nouvelle vie au système de gestion (ERP) existant.

03. Booster les données de votre entreprise, mais comment ?

Ainsi, il s'agit tout simplement de « coupler » votre solution de gestion type ERP existant à une solution de management de la performance 2.0

La mise en œuvre d'un projet de management de la performance pour une PME-PMI permet d'obtenir des résultats dès les premiers jours de déploiement du projet en mobilisant un minimum de temps pour les équipes concernées.

Par exemple, en connectant à l'ERP toutes les informations concernant la gestion de la relation client, avec notamment :

• les offres
• les commandes
• les ordres de fabrication
• les réceptions de matière etc...

On va par des connecteurs spécifiques mettre à disposition de l'ensemble de l'entreprise dans l'espace de travail collaboratif : l'information utile en fonction du besoin de chaque personne.

La vitesse d'accès à l'information sera un facteur clé de succès de l'entreprise pour servir mieux que la concurrence les clients actuels !

Par exemple, un commercial arrivant chez son client pourra immédiatement réactualiser depuis son PDA sa préparation de visite en constatant par exemple qu'une nouvelle commande vient d'être enregistrée ou au contraire qu'une réclamation a été déclarée suite à la dernière livraison. Dans le cas présent, imaginez le commercial qui rencontre l'acheteur qui dispose de l'information alors que lui-même n’en a pas connaissance ! Par ce simple exemple on démontre bien toute la puissance de l'information disponible au bon moment à la bonne personne pour stimuler la bonne action, la bonne intervention auprès de la personne appropriée.

04. SOeMAN : la puissance du management 2.0 associée à votre ERP

SOeMAN système de pilotage de la performance en mode WEB 2.0, permet de traiter l'ensemble des problématiques de l'organisation transversale de l'entreprise (gestion dynamique de la relation client, pilotage en mode projet, résolution de problèmes, gestion de la connaissance, amélioration continue, gestion de la relation des tiers, cockpit de management, campus virtuel, gestion documentaire…). Sa mise en œuvre extrêmement rapide permet de booster la performance de l'organisation avec un retour sur investissement immédiat.

05. A venir au prochain sommaire

Vous vous êtes sûrement demandés quel intérêt pouvaient trouver les entreprises dans l'apport d'un système collaboratif innovant ?

Dans notre prochain bulletin, découvrez les intérêts du management 2.0 couplés à un système d'information.

- A très bientôt pour la lecture d'un nouveau bulletin d'information. -

Étape 7 : préparation de l'agenda et conclusion

17h30

Conclusion de la journée et validation de l'agenda des semaines à venir
Nous échangeons ouvertement avec le directeur général sur cette première journée d'intervention et nous validons objectivement que nous avons appris à travailler efficacement en équipe et que la production de la journée est conforme aux attentes.

Nous programmons les semaines à venir avec : Une WEB conférence dans 15 jours  et 3 journées d'interventions sur site

Étape 6 : Initier le directeur général aux outils collaboratifs SOeMAN

16h45
J'introduis le directeur au pilotage d'équipes avec les outils réunion collaborative.

Séance avec le directeur général : ses premiers pas avec SOeMAN

Cette séquence consiste à présenter l'interface SOeMAN en lui expliquant que nous allons travailler prioritairement dans les outils SOeMAN Ressources Humaines mais qu'il dispose de l'ensemble des outils de pilotage.

Je lui explique le fonctionnement en mode bureau virtuel (Dashboard) nous arrêtons sur les outils dédiés au processus de pilotage des réunions collaboratives.

Je lui explique rapidement le fonctionnement de ce processus avec les standards de fonctionnement associés, en 3 grandes étapes :

Comment conduire une réunion efficace avec SOeMAN ?

Première étape : le temps avant

Il s'agit de définir l'opportunité de la réunion de travail. Quand elle doit se tenir, avec quels participants, dans quel lieu et enfin pour parler de quoi (ordre du jour).

Deuxième étape : le temps pendant :

Le responsable de la réunion qui a bien préparé sa réunion va constater que les participants arrivent à l'heure en ayant pris connaissance de l’ordre du jour !

Sa mission consiste à dérouler l’ordre du jour en facilitant la participation des participants dans le respect du temps imparti.

S'agissant de réunions de travail, le relevé des décisions est consigné en temps réel par le responsable du compte-rendu désigné par l'organisateur de la réunion.

Avant de se quitter, le responsable de la réunion projette le compte rendu et le relevé des décisions, il valide en temps réel le compte rendu qui est acheminé automatiquement au format PDF à tous les participants y compris la mise à jour des plans d'action.

Troisième étape : le temps après :

Chaque participant est informé des actions qui le concernent et qui doivent être réalisées dans les délais impartis. Le responsable de la réunion prend connaissance de l'avancement des plans d'actions en temps réel.

En conclusion de cette séance, je propose au directeur général de mettre en pratique ce processus le plus rapidement possible avec les équipes et nous convenons que lors de ma prochaine intervention je serai invité à une réunion de production.

Le plan d'action de cette séquence sera le suivant :

Durant la réunion, je participerai en candidat libre (sans intervention durant la réunion), prendrai connaissance des pratiques actuelles, analyserai en temps réel les opportunités d'amélioration, et proposerai en fin de réunion un schéma d'amélioration s'appuyant sur le processus collaboratif SOeMAN réunion travail.

Étape 5 : séance de travail avec le directeur de la production

15h00

Les premiers livrables après seulement quelques heures interventions !

Après avoir terminé cette étape de configuration initiale et l'importation des données ressources humaines (profils individuels) y compris la reprise des 2 dernières années, j'organise une séance courte de restitution avec le directeur général pour lui montrer en cours de journée l'avancement de la prestation.

Le briefing s'organise directement autour de l'écran d'un ordinateur et nous arrivons dans le menu "Ressources Humaines", module "rapports graphiques".

Les livrables suivants sont disponibles :

- Graphiques sur les effectifs comprenant :

• la répartition hommes femmes
• la pyramide des âges
• la pyramide des anciennetés

SOeMAN graphique sur les effectifs

- Graphiques sur les flux comprenant :

• la variation des effectifs (entrées/ sorties)
• l'évolution de l'effectif
• les causes de sortie
• la simulation du départ à la retraite

Variation et évolution de l'effectif simulé

Nous expliquons que ces outils sont disponibles et actualisés en temps réel en fonction des modifications apportées sur les profils individuels.

Ces outils de reporting Ressources Humaines seront complétés automatiquement des graphiques sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences dès lors que la modélisation du référentiel de compétences sera terminée.

Diagnostics des contenus Ressources Humaines (fiches de postes, référentiels d'évaluation) :

Séance avec le responsable production.

Le directeur général avait programmé la séance avec le directeur de production à partir de 15:30. Nous sommes globalement dans le planning puisque ce dernier arrive avec à peine 5 minutes de retard.

1. Rapide présentation de la méthode de travail autour de SOeMAN et notamment les modalités d'accès depuis le serveur TSE. Après une rapide concertation entre nous 3, je propose de faire la séance directement dans le bureau du responsable de production ce qui me permettra de configurer son profil et de lui montrer immédiatement comment il va pouvoir utiliser son SOeMAN RH.

Nous prenons un quart d'heure pour lui montrer l'interface SOeMAN et comment il pourra publier les supports et documents qui seront nécessaires à l'étude de la modélisation du référentiel de compétences.

2. Diagnostics de l’existant :

Le Responsable de production m’explique tout d'abord son organisation et je constate qu'il pilote en direct une équipe d'encadrement (chef d'équipe) importante (une quinzaine de personnes).

Je note immédiatement qu’il va pouvoir très rapidement modifier son processus de délégation en utilisant SOeMAN Ressources Humaines qui va lui permettre de répartir un certain nombre d'activités (gestion des présences et des absences, évaluation, suivi Ressources Humaines de chaque équipe ….).

En effet, je constate que cette personne a une charge de travail importante avec de nombreuses sollicitations ; SOeMAN lui apportera un confort dans son travail en lui permettant de gérer plus efficacement sa délégation et notamment de déléguer davantage d'activités à son équipe.

3. Ressources Humaines :

Il me montre dans ses répertoires informatisés son organisation actuelle. Je note que les fiches de postes sont formalisées et qu'il réalise une évaluation des postes tous les 2 ans. Nous ouvrons quelques fiches de postes afin de m'assurer de la qualité du contenu. Je valide que le processus de transposition, bien que sans difficultés apparentes, représentera une charge de travail importante compte tenu de l'importance de l'entreprise et de ses nombreux métiers.

4. Publication des contenus existants :

Je lui montre comment il va pouvoir publier au fur et à mesure les contenus existants sur la base documentaire SOeMAN afin de me permettre d'organiser mon travail de modélisation du référentiel de compétences.

Nous clôturons après 1:30 de travail la séance et je rejoins ma zone de travail dans le bureau du directeur général.

Étape 4 : livraison de reporting ressources humaines (GPEC)

13h30

Ce travail de configuration se fait très rapidement il comprend notamment :

• La configuration des types d'absence qui doivent être gérées depuis le module gestion des absences.
• La configuration des types de contrats (CDD, CDI, contrat d'apprentissage, stagiaire, intérim…)
• La configuration des niveaux d'études (CAP/BEP, bac, BTS/DUT, Master)
• La configuration des causes de départ (départ volontaire, licenciement, longue maladie, décès, transactions, divers)
• La configuration des habilitations (médecine du travail, sécurité secouriste, habilitations électriques,….)

Étape 3 : intégration des données ressources humaines dans la base de données SOeMAN

10h15

L’entreprise utilise le logiciel SAGE pour la production de la paye. J'accompagne mon interlocuteur informatique de l'entreprise pour valider avec lui les données dont nous avons besoin pour générer rapidement les profils utilisateurs de l'entreprise avec un historique de 1 à 2 ans.

L'export se fait rapidement au format .txt ; en revanche le fichier n'est pas exploitable en l'état car nous avons de nombreux doublons pour chaque personne inscrite dans l'entreprise. Je décide de planifier immédiatement la préparation du fichier issu de SAGE afin de permettre une importation de qualité dans la base de données SOeMAN.

Inutile de vous dire que ce n’est pas la mission que je préfère ! En effet il faut imaginer une méthode permettant de dé-doublonner les données afin de disposer de l'ensemble des informations qui nous sont nécessaires et que je rappelle brièvement :

• le nom et le prénom
• la date de naissance
• la date d'entrée d'entreprise
• le lieu d'habitation
• le téléphone

Ce travail me prend évidemment pas mal de temps mais il est nécessaire de garantir une parfaite fiabilité avant de procéder à l'intégration de ces informations dans la base de donnée relationnelle de SOeMAN.

Pour des raisons pratiques une fois les tests de fiabilité terminés, je publie le fichier sur SOeMAN et je me concerte avec le service technique qui procédera à l'intégration de ce fichier dans la base de donnée SOeMAN du client.

J'en profite pour montrer au client comment nous publions les fichiers sur SOeMAN et comment nous gérons le contrôle des versions des documents publiés.

Cindy, notre consultante technique, me rappelle pour me confirmer la mise à disposition des profils Ressources Humaines.

Rien à signaler durant toute cette procédure d'intégration : le Process est parfaitement au point.

Je fais un dernier test directement depuis la base SOeMAN- RH du client afin de m'assurer que les profils individuels sont générés correctement et j'en profite pour montrer à mon interlocuteur l'utilisation du tableau magique (champs de recherche) depuis les outils ressource humaines /profils individuels.

Étape 2 : installation du navigateur sur les serveurs TSE

9h30 

J’apprends que l'entreprise a généralisé l'utilisation du mode TSE pour l'ensemble des postes de l'entreprise. Je suis en liaison avec la sœur du directeur général qui coordonne l'informatique de l'entreprise.

Fonctionnement d'un TSE

Arrivée dans la salle informatique, nous installons sur chaque serveur le programme Firefox avec le paramétrage du lien d'accès à SOeMAN.
Retour à mon poste de travail et je teste l'accès en mode TSE ayant moi-même un profil bureau distant pour pouvoir me connecter à SOeMAN via le réseau d'entreprise.
C'est l'opportunité de faire un test grandeur nature de l'utilisation de SOeMAN via un réseau TSE.
Durant toute la journée j'ai travaillé sur le réseau en mode TSE qui porte entière satisfaction.

Le gros avantage c'est que aucune personne n'a à s'occuper d'installer les logiciels sur sa machine (bureautique, messagerie, navigateur…).