Le chef de projet va, dans le respect des règles fixées avec
son équipe, organiser à la date convenue la revue projet. Si chacun respecte
parfaitement les règles simples de suivi projet, la préparation et le suivi de
la revue projet seront des étapes très efficaces qui contribueront activement au
succès du projet.
Faire état de l'avancement
Pour cela, chacun va faire l'avancement des tâches qui lui
sont assignées et publier pour chacune des tâches qui ont fait l'objet d'une
problématique particulière un log de synthèse résumant les problématiques
rencontrées et les solutions mises en œuvre pour les résoudre. Chacun publiera
également un log de synthèse pour les tâches non terminées et pour lesquelles
une difficulté particulière a été anticipée. Il pourra également compléter le
log de synthèse de sa propre analyse et des suggestions de plans d'action
permettant de résoudre ces difficultés potentielles.
Ainsi, pour chacune de ces tâches, le contenu du log sera
pertinent et contribuera activement à la préparation de la revue de projet ; ce
qui facilitera le travail du chef de projet dans son étape de préparation de la
revue.
Le chef de projet va donc directement depuis les outils SOeMAN
organiser une revue projet. Il peut également, s’il pilote plusieurs projets,
organiser une revue multi projet. Dans ce cas, les règles de délégation et de
suivi des activités (déclaration des logs de synthèse) doivent fonctionner
parfaitement entre le chef de projet et les responsables de tâches.
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| Organiser une revue de projet |
Nous rappelons ici, que c'est aux responsables de tâches de
coordonner la publication des logs de synthèse dans le respect des délais fixés
par le chef de projet.
Organiser une revue de projet depuis SOeMAN
En utilisant les outils revue projet, SOeMAN met à
disposition du chef de projet un process complet de pilotage d'une revue projet.
L'ordre du jour sera automatiquement généré par la sélection des tâches qui doivent être passées en revue lors de la revue de projet. Si ces tâches, ont fait l'objet d'une publication de log de synthèse, il s'agit de tâches qui doivent être nécessairement passées en revue lors de la réunion. Le log de synthèse alimentera alors une proposition de contenus utile pour le compte rendu de la revue de projet.
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| Ordre du jour automatiquement généré |
L'ordre du jour sera automatiquement généré par la sélection des tâches qui doivent être passées en revue lors de la revue de projet. Si ces tâches, ont fait l'objet d'une publication de log de synthèse, il s'agit de tâches qui doivent être nécessairement passées en revue lors de la réunion. Le log de synthèse alimentera alors une proposition de contenus utile pour le compte rendu de la revue de projet.
Ce Process permet de piloter une revue projet dans des
conditions d'efficacité. La mise en commun de l'information est
instantanée, notamment sur les points de blocage qui doivent être véritablement
discutés et pour lesquels une ou plusieurs décisions doivent être prises.
En complément, le process SOeMAN revue de projet intègre la
possibilité de publier le relevé de décisions dans un plan d'action dédiée à la
revue de projet. Ainsi chacun saura clairement ce qui a été décidé lors de la réunion et en quoi il est concerné.
Mettre à jour le plan d'actions
Le Dashboard - Plans d'actions, mets à disposition de chacun les
plans d'actions. Il sera facile pour les intéressés de publier les avancements
des plans d'action dans le respect des délais sur lequel ils se sont engagés.
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| Suivi instantané de la mise à jour des actions |
L'agrégation de l'information est automatique et la
publication du compte rendu facilitée par un processus automatisé de SOeMAN.
De plus, si le chef de projet sur un projet complexe décide
de faire des enchaînements de réunions, il disposera d'une traçabilité complète
de toute la vie du projet (Project life cycle).
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