Objectif
L'objectif de cette session était de démontrer que depuis
SOeMAN, il pouvait piloter en totale
autonomie l’ensemble des séquences dédiées à la relation client à commencer
par le processus de revues de contrats.
L’importance des contrats
En effet dans leur business, les contrats sont très
importants. Ils comprennent au minimum :
- une ou plusieurs offres associées d'un référentiel documentaire important
- une confirmation de commande du client avec un contrat signé entre les parties, lui-même associée d'un référentiel documentaire important
- une séquence d'interventions des différents services clients-fournisseurs participant à la validation du contrat.
Phase de modélisation du processus de revue de contrat
Nous avons modélisé dans SOeMAN l'ensemble des séquences
permettant dès la réception d'un contrat
de programmer automatiquement les activités élémentaires dédiées à chaque
responsable pour piloter la revue de contrats.
Cette opération sera dorénavant planifiée par le responsable
de la relation client, qui adressera les actions aux différents responsables
dans les délais validés avec le client.
Chaque responsable
aura à traiter la quote-part de son travail en consultant directement son bureau virtuel
(relation client).
En déclarant, son activité depuis son bureau virtuel
relation client, le processus de revues de contrats s'exécute automatiquement
et à chaque instant le responsable de la
relation client peut consulter l'avancée de ce processus.
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| Séquences de pilotage d'une revue de contrat |
C'est un gain de
temps énorme et c'est surtout la possibilité pour le responsable relation client d'être beaucoup plus autonome sans être
obligé de partir à la recherche des informations (perdre de temps), lorsque
le client souhaitait un avancement du contrat.
Phase d’initiation aux séquences du processus de revue de contrat
Pour mettre en place l'ensemble de ces opérations nous
devons passer en revue les séquences suivantes disponibles bien évidemment
depuis les outils relation client de SOeMAN :
- planifier un cycle d'action
- déclarer une activité depuis son Dashboard - relation client
- publier un log associé à un contrat
- publier un ou plusieurs documents associés à un contrat
- établir une offre depuis les générateurs d'offre SOeMAN
- envoyer une offre SOeMAN et des documents joints directement depuis SOeMAN
- utiliser les outils de suivi de délégation d'activité pour garantir l'efficacité de la mise en œuvre des activités
- ...
Mise en autonomie du groupe
Le groupe étant constitué de 4 personnes, nous avons pu
largement pratiquer sur des cas concrets de l'entreprise afin de faciliter d'une part la prise en main et
d'autre part la mise en autonomie des participants. À la fin de la journée
nous voyons une équipe capable de fonctionner dès le lendemain matin sur
l'ensemble des séquences de pilotage de la relation client en coopération avec
les nombreux acteurs internes et externes.
Enfin, nous validerons avec la direction que le responsable de la relation client serait
le référent de l'entreprise pour l'ensemble du fonctionnement de ce domaine savec
SOeMAN et qu'il serait donc notre interlocuteur principal pour l'ensemble
des problématiques dédiées au pilotage efficace de la relation client.
RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J2
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