Étape 6 : Initier le directeur général aux outils collaboratifs SOeMAN

16h45
J'introduis le directeur au pilotage d'équipes avec les outils réunion collaborative.

Séance avec le directeur général : ses premiers pas avec SOeMAN

Cette séquence consiste à présenter l'interface SOeMAN en lui expliquant que nous allons travailler prioritairement dans les outils SOeMAN Ressources Humaines mais qu'il dispose de l'ensemble des outils de pilotage.

Je lui explique le fonctionnement en mode bureau virtuel (Dashboard) nous arrêtons sur les outils dédiés au processus de pilotage des réunions collaboratives.

Je lui explique rapidement le fonctionnement de ce processus avec les standards de fonctionnement associés, en 3 grandes étapes :

Comment conduire une réunion efficace avec SOeMAN ?

Première étape : le temps avant

Il s'agit de définir l'opportunité de la réunion de travail. Quand elle doit se tenir, avec quels participants, dans quel lieu et enfin pour parler de quoi (ordre du jour).

Deuxième étape : le temps pendant :

Le responsable de la réunion qui a bien préparé sa réunion va constater que les participants arrivent à l'heure en ayant pris connaissance de l’ordre du jour !

Sa mission consiste à dérouler l’ordre du jour en facilitant la participation des participants dans le respect du temps imparti.

S'agissant de réunions de travail, le relevé des décisions est consigné en temps réel par le responsable du compte-rendu désigné par l'organisateur de la réunion.

Avant de se quitter, le responsable de la réunion projette le compte rendu et le relevé des décisions, il valide en temps réel le compte rendu qui est acheminé automatiquement au format PDF à tous les participants y compris la mise à jour des plans d'action.

Troisième étape : le temps après :

Chaque participant est informé des actions qui le concernent et qui doivent être réalisées dans les délais impartis. Le responsable de la réunion prend connaissance de l'avancement des plans d'actions en temps réel.

En conclusion de cette séance, je propose au directeur général de mettre en pratique ce processus le plus rapidement possible avec les équipes et nous convenons que lors de ma prochaine intervention je serai invité à une réunion de production.

Le plan d'action de cette séquence sera le suivant :

Durant la réunion, je participerai en candidat libre (sans intervention durant la réunion), prendrai connaissance des pratiques actuelles, analyserai en temps réel les opportunités d'amélioration, et proposerai en fin de réunion un schéma d'amélioration s'appuyant sur le processus collaboratif SOeMAN réunion travail.