Tenir des comités de direction efficace

Ces 21 et 22 juin 2012, nous avons tenu des conférences en ligne dédiées aux membres de la direction pour les aider à organiser et mener efficacement leurs comités de direction.

Vous avez été nombreux à nous suivre en ligne, et nous vous remercions tous pour votre participation et votre implication dans cette session.

Pour les intéressés qui n'ont pu participer à cette séance, d'autres dates seront reprogrammées pour le mois d'août !

Voici le sommaire de cette conférence :

1. Introduction
- l'objectif de la conférence. Il s’agit de voir les méthodologies pour tenir un comité de direction efficace conduisant à une prise de décision collective : bien se préparer pour mieux s’organiser, éviter les déperditions de données, utiliser les bons indicateurs,  transmettre les bonnes informations.
- qui sont les participants au comité de direction ?
- quels sont les ingrédients d'un "codir" efficace ?

2. L'organisation du comité de direction
- la préparation de l'ordre du jour
- la conduite de réunion
- la diffusion du compte-rendu

3. La prise de décision collective
- l'organisation du comité de direction
- Exemple : étude de cas et outils de décisions intégrés

4. Exécuter le plan avec des tableaux de bord adaptés
- S'appuyer sur les tableaux de bord pour piloter l'entreprise
- La préparation du comité de direction

5. La dynamique du comité de direction
- Mise en situation avec l’outil SOeMAN – pilotage décisionnel en mode cockpit (plus d'information sur : www.soeman.fr )
L’outil permet aux entreprises de mettre en place tout type de réunions. Dans le cas d’un comité de direction, il aide à structurer et organiser chaque étape de la réunion de façon efficace. L’objectif est d’éviter les déperditions de données, les débats non constructifs et de favoriser une décision unanime.

Le livre blanc dédié à ce séminaire en ligne sera disponible. N'hésitez pas à rester connecté ou à rentrer en contact avec nous pour connaître sa date de publication !


Plus d'information sur les conférences en ligne : www.soeman.fr/seminaire

BFM BUSINESS : Comment faciliter la vie des PME ?

Reflex Training a participé à l'émission Paris d'Avenir, présentée par Nathalie Croisé lundi 21 mai 2012 de 21h à 22h !

Selon une enquête de l'ADEN de début d'année, près de 50% TPE PME françaises n'ont pas de sites internet et 1/3 des entreprises avouent ne pas utiliser de messageries électroniques.

Ces constats démontrent une faible visibilité de ces entreprises dans les espaces virtuels mais mesure également leur capacité à s'adapter à l'évolution du monde informatique et des nouvelles technologies.

Pourquoi ces entreprises n'investissent pas dans ces différents moyens ? Pour cause de budget ? Temps ? Ressources ? Peur ? Crise ?

Les solutions des entreprises présentes, sont là avant tout pour répondre à un besoin évident des PME, qui est de développer leur stratégie de marché et performance avec un coût très adapté à leur structure et des bénéfices tous aussi avantageux.

Lire le podcast : 
Télécharger le podcast : Innovation : Faciliter la vie des PME

L’influence des comités de direction …

Courant Juin 2012, conférence en ligne gratuite

Nous réunissons pour cette nouvelle session en ligne, les directions et leaders en quête de performance dans la conduite de leur organisation.

Compte tenu du nombre important de préinscrits et de la limite des places disponibles (pour le confort des participants), la  conférence se diffusée sur 2 jours :

JEUDI 21 JUIN	VENDREDI 22 JUIN
8H – 10H – 14H	8H – 10H – 14H

Où s’inscrire ?

Cliquer sur l’horaire de votre choix http://www.soeman.fr/seminaire

Vous êtes  : 

• membre de la direction générale, 
• membre de la direction des ressources humaines, 
• membre de la direction commerciale, 
• membre de la direction qualité 
• impliqué dans le réseau de l’entreprise,
• sensible à l’efficacité et la performance durable au quotidien ?

Votre bonus

Vous recevrez un rapport de "best practices" sur les méthodologies opérationnelles utilisées par les membres de la direction dans l’analyse de la performance et la mise en place de décisions adaptées à la stratégie de leurs entreprises.

Les sujets de la conférence en ligne

Très souvent les directions et l’équipe leader rapprochée sont amenées à :

- se coordonner et animer la politique définie,

- s’assurer du bon fonctionnement de l’organisation et du respect des valeurs, des normes et des activités de l’entreprise,

- prendre des décisions importantes tout en sachant les faire respecter,

- être un garant de l’efficacité, de la motivation et de l’implication de leurs équipes,

- devenir un partenaire dans l’évolution de chaque potentiel de l’entreprise...

(liste non exhaustive)

Dans le respect de son rôle, l’équipe de management doit se réunir pour mettre en place stratégies, objectifs, et décider des points d’amélioration de leur service.

Ces réunions entre membres de direction sont un moyen de partager et de prendre des décisions collectives sur un même niveau de connaissance. Cependant elles doivent être organisées le plus efficacement possible, afin de rester concentrer sur les priorités et d’éviter leur côté souvent chronophage.

Vous souhaitez savoir :

- comment piloter l'entreprise en prenant appui sur son comité de direction ?

- comment faire du comité de direction une instance forte et représentative ?

- ou encore comment piloter le changement sous l’autorité du comité de direction ?

Nous évoquerons ces quelques pistes lors de notre prochaine conférence en ligne.

Vous pouvez vous inscrire dès à présent pour recevoir le programme par email dès sa parution.

Quand payer ?

Aucun engagement financier ! La conférence est gratuite.

Pourquoi cette conférence gratuite ?

En tant que spécialistes de la performance durable en entreprise, nous travaillons régulièrement avec des membres de la direction, l’équipe leader rapprochée et leurs collaborateurs opérationnels dans la mise en place d’organisations innovantes, collaboratives, participatives, humaines et centrées client.

Nos web conférences sont orientées pour établir une communauté de management efficace et performante pour échanger sur les bonnes pratiques d’organisation et de fonctionnement opérationnel, productif et sans surcoût !

Vous ne pouvez pas accéder au séminaire ?

- Déléguer à un de vos proches collaborateurs

- Si vous vous inscrivez et que vous ne pouvez pas venir, pensez à nous avertir !

N’hésitez pas à vous inscrire à la newsletter pour vous tenir au courant des bonnes pratiques du e-management et connaître les prochaines dates et programmes de nos conférences en ligne !

A très bientôt !

Comment traiter efficacement vos commandes clients en impliquant vos équipes ?

1. Etude de cas

Prenons l'exemple d'une entreprise industrielle dont le processus de traitement de la commande est assez complexe.

01. Revue de contrat commerciale (service commercial)
02. Etude technique (service technique)
03. Vérification de disponibilité des matières premières (service des achats)
04. Lancement en fabrication (service de l'ordonnancement)
05. Livraison (service logistique)

Chacune des étapes du processus fait intervenir des acteurs différents de l'entreprise. C'est bien cette collaboration qui complexifie le processus.

2. Les problèmes observés

- Les informations circulent difficilement entre chaque service, ce qui peut créer des tensions au sein de vos équipes,

- le commercial en charge du dossier manque d'informations sur le traitement en cours et le client est par conséquent difficilement informé de l'état de sa commande,
- pire encore : certains dossiers sont oubliés, on peut perdre alors des commandes importantes !

Que faire pour faciliter le processus de traitement de la commande et permettre une collaboration efficace entre chaque intervenant ?

3. La solution SOeMAN : traiter la commande en "mode projet" !

SOeMAN associe un projet à la commande client.

- Le projet doit respecter le délai donné au client lors de la commande.

- La commande connaît en temps réel l'avancement du projet et les dérives éventuelles : la communication est facilitée entre le service commercial et les autres services qui traitent la commande.

En pratique pour le commercial en charge	En pratique pour chaque acteur du processus (multi-services)	En pratique pour le service commercial en général
- lance le projet en quelques clics : les acteurs concernés sont informés, - est informé en temps réel de l'avancement du projet et des dérives éventuelles, - a toutes les informations en main pour se montrer pro-actif face à son client.	-a ses tâches à réaliser sur son bureau virtuel avec des indicateurs de dérive (aide à prioriser son travail), - est informé des tâches à réaliser au bon moment : la fin d'une étape informe automatiquement les acteurs de l'étape suivante, - agit sur le planning si besoin, et cela informe automatiquement les autres acteurs impactés par cette modification ainsi que le commercial en charge, - peut retrouver rapidement les informations concernant le traitement de la commande : tout est consigné au fur et à mesure dans le projet.	- n'importe quel commercial qui répond au téléphone peut retrouver très rapidement toutes les informations détaillées et précises quant à l'avancement d'une commande, même si il n'est pas à l'origine de cette commande.

4. Quels résultats concrets ?

- Collaboration efficace : diminution des tensions au sein des équipes.
- Service commercial mieux informé : meilleur service au client.
- Processus encadré / amélioration de la traçabilité : plus de crédibilité face aux prospects et nouveaux clients.

5.Allez plus loin …

Connectez SOeMAN à votre ERP de fabrication, et permettez à vos commerciaux de suivre en temps réel dans un seul et même système l'état de fabrication de ses commandes !

SOeMAN trimestriel Avril 2012 - la performance commerciale

Chers lecteurs,

La newsletter SOeMAN devient trimestrielle ! A la fin de chaque trimestre, vous recevrez un bulletin d'information contenant les temps forts, articles, évènements, nouveautés liés à la solution SOeMAN, mais également des points conseils dédiés au management 2.0.

Si vous ne faites pas encore parti de nos listes de diffusion, remplissez vite le formulaire d'inscription sur notre site ! www.soeman.fr

Inscription à la newsletter

Trimestriel d'Avril 2012 :
La performance commerciale | Lire la newsletter en ligne

Le bulletin trimestriel du mois d'Avril est enfin disponible ! Vous pourrez découvrir les points suivants :
- une action 100% performance
- une websérie diffusée sur les bonnes pratiques de gestion commerciale
- le résumé de notre conférence en ligne du 8 mars dédiée à la relation client, communication et prospection
- une nouvelle fonctionnalité à découvrir dans SOeMAN
- une nouvelle conférence en ligne à venir


A très bientôt !
L'équipe Reflex Training

Reflex Training – membre du CICF

Une nouvelle marque de reconnaissance pour Reflex Training, avec son intégration en tant que membre du syndicat informatique de la CICF (Chambre de l'Ingénierie et du Conseil de France).

LA CICF « Les hommes et les femmes qui composent la Chambre de l'Ingénierie et du Conseil de France ont le souci de fédérer, innover et construire l'avenir, avec vous. Plus de 1200 adhérents dans 11 syndicats travaillent et participent activement au développement de vos métiers, et agissent dans 16 chambres régionales de la CICF. » Plus d’infos sur : http://cicf.typepad.com/cicf_federer_innover/

Actualités SOeMAN sur Twitter

Un compte Twitter entièrement dédié à la solution collaborative SOeMAN est disponible en un clic.
Suivez en temps réel les communiqués et actualités telles que :

• les évolutions à venir,
• les nouveautés,
• les astuces d'utilisation,
• les points consulting...

Des informations seront publiées toutes les semaines.


N'attendez plus ! Abonnez-vous ici : http://twitter.com/#!/Reflex_soeman

MAJ SOeMAN - push marketing

Nouveauté principale 

La communication est essentielle dans le développement des entreprises.Que ce soit en interne pour divulguer de l'information ou en externe pour fidéliser, relancer ou informer, communiquer ne se fait pas à n'importe quel prix ni n'importe comment. Il faut s'appuyer sur les bonnes pratiques.
Cet exercice de la communication doit être de qualité, vous permettre d'optimiser votre temps et doubler votre potentiel d'attractivité.

Pour donner les moyens à chaque organisation d'intégrer ce facteur important, SOeMAN évolue. Cette nouvelle version propose un tout nouveau module SOeMAN - stratégie de communication à découvrir en vidéo...

Evènement 08 Mars - 18H: relation client, prospection et communication pour les PME PMI

Cliquer sur l'image pour consulter et vous inscrire aux séminaires

Inscription : 
http://soeman.fr/seminaire
- Jeudi 08 mars - 18h00 / 18h45

Modalités :
- conférence en ligne gratuite
- assister au séminaire depuis votre ordinateur
- matériel nécessaire : ordinateur, connexion haut-débit, casque audio ou combiné téléphonique  

Objectif :
- améliorer les résultats de votre activité commerciale
-  fidéliser vos clients et intensifier la prise de vos nouvelles commandes

Programme :
- Introduction à la séance d'un ingénieur expérimenté
- l'étude de canaux essentiels à votre développement : la communication externe, la prospection commerciale, la gestion de la relation client
- les solutions pour atteindre vos objectifs : augmenter la prise de commandes, défendre vos marges, conquérir de nouveaux clients, augmenter la productivité de votre entreprise...

Evènement 08 Mars - 14H: relation client, prospection et communication pour les PME PMI

Cliquer sur l'image pour consulter et vous inscrire aux séminaires

Inscription : 
http://soeman.fr/seminaire
- Jeudi 08 mars - 14h00 / 15h00

Modalités :
- conférence en ligne gratuite
- assister au séminaire depuis votre ordinateur
- matériel nécessaire : ordinateur, connexion haut-débit, casque audio ou combiné téléphonique  

Objectif :
- améliorer les résultats de votre activité commerciale
-  fidéliser vos clients et intensifier la prise de vos nouvelles commandes

Programme :
- Introduction à la séance d'un ingénieur expérimenté
- l'étude de canaux essentiels à votre développement : la communication externe, la prospection commerciale, la gestion de la relation client
- les solutions pour atteindre vos objectifs : augmenter la prise de commandes, défendre vos marges, conquérir de nouveaux clients, augmenter la productivité de votre entreprise...

Web série épisode 1 - Etape d'organisation des dossiers prospects -clients

Première vidéo dédiée à notre web série "Objectif 2012" disponible sur le site :

Cliquez sur l'image pour accéder à la vidéo

Marc est responsable commercial de la société LocaS, location de biens d'équipements et vente de fournitures de bureau.
Marc a comme objectif pour le 1er trimestre de la nouvelle année, de générer 10% du CA avec de nouveaux clients ! Son budget est réduit et son temps limité. Pour l'aider, son patron l'informe qu'il va pouvoir bénéficier des conseils d'un consultant expérimenté dans ce domaine : Paul.

Episode 1 : Marc et Paul travaille sur la préparation de leur action. Comment organiser efficacement le portefeuille client existant ?

Acquérir de nouveaux clients et augmenter ses prises de commandes

La solution bientôt en ligne (cliquez ici)

Rentabiliser votre communication externe

La solution bientôt en ligne (cliquez ici)

Valoriser votre portefeuille client

La solution bientôt en ligne (cliquez ici)

Objectif 2012 en Auvergne : augmenter les prises de commandes

Afin de démarrer cette nouvelle année sur de nouvelles opportunités, nous avons mis en œuvre un projet de développement pour les entreprises d'Auvergne baptisé : Objectif 2012.

Les entreprises sont invitées à une première séance d'initiation :
- Innover dans votre communication externe;
- Valoriser et développer votre portefeuille client;
- Transformer rapidement vos prospects en clients;
- Développer le nombre de nouvelles commandes;
- ...

Pour plus d'informations sur la mise en action de ce projet, visitez le site Objectif 2012 : http://www.soeman.fr/objectif2012 

Vidéo de présentation de l'action Objectif 2012 en Auvergne

Meilleurs voeux 2012

Toute l'équipe de Reflex Training vous souhaite ses meilleurs pour l'année 2012 : un réseau renforcé par de nombreuses opportunités !

Cliquez sur la carte pour l'animer

Bonne fêtes de fin d'année

L'équipe de Reflex Training vous souhaite de très bonnes fêtes de fin d'année !
Nous vous préparons quelques surprises... Rendez-vous en 2012 pour les découvrir !

"Vous avez tissé votre réseau en 2011, maintenant vous vous demandez comment le rentabiliser ? Notre solution à découvrir dès 2012..."

Lancement du nouveau site SOeMAN

Pour préparer les fêtes de fin d'année, le site SOeMAN arbore un nouveau look.SOeMAN défile une nouvelle version, un nouveau design, une nouvelle ergonomie et des informations toujours au plus proche de la performance.

Site SOeMAN.fr

Quels dispositifs immédiatement opérationnels pour votre organisation ?
Vous trouverez sur le nouveau site de la solution d'aide au management et au pilotage collaboratif SOeMAN des bonus : des produits dédiés à chaque décideur, des sections vidéo et des études de cas.

N'hésitez pas à suivre le fil...

Bonne découverte et à très bientôt !
L'équipe Reflex Training

Le SMQ, un critère essentiel dans la performance de votre organisation

Les entreprises peuvent avoir à leur disposition des informations et des solutions innovantes leur permettant de piloter leur performance.

Les responsables opérationnels sont impliqués dans le système de management de l'entreprise.

L'entreprise, par la performance de son organisation doit répondre avec efficience aux attentes de son marché de ses clients pour continuer à exister !

Dans la réalité les manageurs sont directement confrontés aux dysfonctionnements de l'organisation et les axes d'améliorations ne manquent pas.

Malheureusement, la charge de travail importante des manageurs est générée par un volume conséquent de tâches administratives ce qui réduit leur potentiel d'implication pour des activités à plus fortes valeurs ajoutées.

Ces constats non exhaustifs, sont pourtant une illustration des problématiques que rencontrent vos collègues qui occupent des fonctions similaires à la vôtre.

Avec eux, nous avons bâti une communauté de pratiques et mis en place une approche unique et novatrice répondant aux différentes problématiques rencontrées en situation sur le terrain.

Utiliser votre Dasboard actions qualité

Avec SOeMAN vous êtes informé en temps réel quand une action qualité vous est affectée. Vous allez donc directement depuis votre Dashboard déclarer vos actions qualités quand elles seront réalisées. La résolution de problème fonctionne dans le respect de la méthode 8D. En faisant votre déclaration vous informez automatiquement le leader du plan d'action. Ce dispositif contribue à réduire fortement les coûts administratifs du traitement des RMNC.

SOeMAN Système de Management de la Qualité

Cette vidéo montre comment depuis le système de management de la qualité intégré à SOeMAN on peut très rapidement faire une analyse des causes élémentaires en s'appuyant sur la modélisation de l'arbre des causes intégré à SOeMAN système de management de la qualité.

J6 - 17:30 | Conclusion

Sur la base des travaux réalisés, l'entreprise dispose d'un référentiel de polyvalence complet modélisé depuis les outils SOeMAN - Ressources Humaines.

Ceci permet à la direction des Ressources Humaines de programmer les évaluations et d'étalonner les compétences de chaque employé de l'entreprise.

Ce dispositif opérationnel permettra d'alimenter automatiquement les matrices de polyvalence de l'entreprise et de démontrer lors des audits clients que l'entreprise pilote efficacement son processus de gestion des compétences et des talents.

J6 - 14:00 | Transposer le référentiel existant

Lors de notre briefing avec la direction de l'entreprise nous comprenons, qu'il est important de mettre en dynamique dans le système SOeMAN-Ressources Humaines,  la gestion des compétences.

Réunion d'ouverture

Une réunion complémentaire est organisée avec la direction des Ressources Humaines et son équipe pour identifier l'existant. Une matrice de polyvalence existe et permet de définir chacun des postes de l'entreprise qui doit faire l'objet d'une évaluation des compétences afin de valider la capacité de chacun à tenir un ou plusieurs postes.

Diagnostic de l'existant

Nous travaillons directement depuis cette matrice pour expliquer le processus de transposition. Ceci nous permettra à la fin de la journée, de disposer d'un premier niveau de référentiel de compétences de l'entreprise nécessaires pour procéder à l'évaluation des collaborateurs.

Nous disposons de 2 groupes de compétences :

• le groupe correspondant aux postes de main-d’œuvre directe
• le groupe correspondant aux postes indirects

Modéliser le référentiel

Nous décidons de modéliser le référentiel autour d'un métier principal intitulé : « opération »

Référentiel de compétences

Ce métier principal est organisé autour de 4 grands domaines de compétences dont 3 domaines sont associés pour la modélisation des postes de main-d’œuvre directe et le dernier domaine correspondant au poste de main-d’œuvre indirecte (encadrement).

Pour chaque domaine, nous associons à chaque poste élémentaire une compétence et nous caractérisons le potentiel d'autonomie sur un poste spécifique (compétence clé) en 3 niveaux :

Compétences clés en 3 niveaux

Pour un poste de travail donné (compétence), chaque  niveau pourra être évalué à partir du référentiel suivant:

• 1 : Aucune maîtrise
• 2 : Maîtrise moyenne
• 3 : Bonne maîtrise
• 4 : Maîtrise parfaite

La transposition du référentiel existant complété du modèle que nous venons de préciser a été faite dans le délai fixé.

Évaluation pour chaque fiche de fonction

D'autre part, nous avons créé 2 fiches de fonctions génériques une correspondant à l'ensemble des activités de la main-d’œuvre directe et une autre correspondant à l'ensemble des postes pour la main-d’œuvre indirecte.

Ceci permettra de programmer très rapidement pour chaque collaborateur l'évaluation en sélectionnant directement le référentiel sur lequel la personne doit être évaluée (polyvalence main-d’œuvre directe, polyvalence main-d’œuvre indirecte).

Enfin, nous terminons ce travail de transposition par les tests de validation en simulant une évaluation pour chaque fiche de fonction générique (référentiel de polyvalence) ce qui nous permet de valider le rapport des compétences d'un collaborateur.

J6 - 9:00 | La sécurité du système d'information SOeMAN

L’intégration d'un nouveau collaborateur dans le système d'information SOeMAN doit se faire en respectant strictement la consigne suivante :

• création du profil Ressource Humaine : avant de générer un identifiant et un mot de passe notamment pour une personne devant se connecter et travailler depuis son espace de collaboration SOeMAN, le responsable des ressources humaines doit obligatoirement créer son profil ressource humaine avec au minimum les informations suivantes (non, prénom, date de naissance, date d'entrée dans l'entreprise, adresse mail valide)

• la création du profil étant faite, la demande de code d'identification pourra s’envisager

• le responsable des ressources humaines doit systématiquement actualiser le profil collaborateur de chaque personne notamment pour un départ de l’entreprise. En effet la mise à jour du profil permettra notamment préciser la date de sortie du collaborateur et le système proposera de désactiver automatiquement son compte. En plus les indicateurs Ressource Humaine seront actualisés en temps réel

J6 - les Ressources Humaines et les compétences

Introduction

Nous abordons le sujet des ressources humaines directement avec la direction et en liaison avec le responsable des ressources humaines de l'entreprise.

Nous devons, dans un délai très court, transposer le référentiel existant afin de bénéficier de la puissance du process SOeMAN- Ressources Humaines . 

Lors des audits clients, la direction montrera que le process de gestion des compétences est sous contrôle. 

Elle pourra notamment apporter la preuve que chaque collaborateur de l'entreprise intervenant sur les contrats client, a la compétence pour réaliser les opérations qui lui sont demandées.

Nous faisons un rapide audit de l'existant et nous mettons en avant :

• l'entreprise dispose d'une cartographie des polyvalences pour chacun des postes identifiés de l'entreprise
• le responsable Ressource Humaine a déjà formalisé les descriptions de postes dans une version synthétique ce qui est suffisant pour la communication interne.

Nous validons que nous pouvons faire la transposition durant la journée d’intervention ! 

Programme de la journée

• La sécurité du système d’information SOeMAN
• Transposer le référentiel existant
• Conclusion

J5 - 16:00 | Conclusion

L’entreprise dispose de plusieurs référentiels d'audits lui permettant de travailler immédiatement et de mettre en pratique le process d'audit pour ses fournisseurs clés et pour ses process internes.

SOeMAN permet sur la base du référentiel: 

• de préparer très rapidement un audit interne, 
• de le piloter de façon efficace,
• et d'organiser la planification des plans d'action suite à une non-conformité.

Les différents rapports générés automatiquement depuis SOeMAN - audit, facilitent la tâche au responsable de l'audit. Ce dernier, pourra très facilement restituer aux parties prenantes les rapports d'audit et de faire le suivi de la levée des non-conformités.

Les clients de l'entreprise pourront eux-mêmes s'assurer que l'entreprise maîtrise parfaitement son process de pilotage des audits fournisseurs et des audits processus afin de garantir la qualité des opérations.

RENDEZ-VOUS AUX PROCHAINS ARTICLES POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J6 - GÉRER LES RESSOURCES HUMAINES ET LES COMPÉTENCES

J5 - 13:30 | Mise en autonomie des auditeurs de l'entreprise

Les référentiels étant modélisés, nous procédons à une séance avec les auditeurs de l'entreprise pour leur permettre de valider d'une part le référentiel et d'autre part de prendre en main l'ensemble des outils leur permettant d'organiser en totale autonomie leurs audits internes et fournisseur.

Cette mise en autonomie est critique car pour cette fin de semaine, l'équipe audit doit procéder d'une part à un audit interne important et d'autre part à plusieurs audit fournisseur.

La simplicité et l'ergonomie des process d'audit interne SOeMAN facilitent ce travail de mise en autonomie.

J5 - 9:00 | Les référentiels d’audits

Nous ciblons deux référentiels prioritaires :

• le référentiel technique pour les sous-traitants de l'entreprise qui exercent des activités de peinture,
• le référentiel général d'audit d'un sous-traitant industriel

La direction nous demande de mettre en place les référentiels et de mettre en autonomie ses équipes d’auditeurs en charge du pilotage de ce processus.

Référentiel 1 : l'audit des fournisseurs pour le process de peinture

Référentiel 2 : l'audit général d'un sous-traitant industriel

J5 - Auditer les processus internes et fournisseurs clefs

Introduction

Une séance de travail avec la direction nous permet de prendre conscience que l'entreprise doit organiser et gérer son processus d'audit auprès de ses fournisseurs clés.

Ces activités s'inscrivent concernent directement les fournisseurs stratégiques.

Nous en profitons pour faire un diagnostic technique des activités devant êtres auditées afin d'organiser la publication du contenu des référentiels dans les outils SOeMAN audit.

Programme de la journée

• Les référentiels d’audits (interne et fournisseur)
• Mise en autonomie
• Conclusion

J4 - 16:30 | Les fournisseurs et l'entreprise étendue

Pour les fournisseurs, nous recommandons dans un premier temps d'affecter l'ensemble des non-conformités à un groupe totalement dédié à la résolution des non-conformités.

Je recommande systématiquement, d'importer également dans SOeMAN la base fournisseurs opérationnelle avec les contacts spécifiques afin d'associer les non-conformités directement dans le dossier du fournisseur.

Ceci présente l'avantage de disposer dans un seul et même espace de l'ensemble des informations concernant spécifiquement les fournisseurs. La communication entre la direction des achats et le fournisseur est ainsi facilitée.

Enfin dans un dernier temps, il est possible d'ouvrir des droits d'accès SOeMAN pour les fournisseurs stratégiques de l'entreprise afin qu'ils puissent directement avoir accès aux non-conformités les concernant.
Ils pourront travailler directement depuis leur portail SOeMAN à l'analyse des causes et à la formalisation des plans d'actions. L'interlocuteur de l'entreprise qui aura accès au portail fournisseur pourra donc déclarer l'avancement des plans d'actions et les commentaires utiles permettant d'instruire la requête de résolution de problèmes.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J5 AUDITER LES PROCESSUS INTERNES ET LES FOURNISSEURS CLEFS

J4 - 15:30 | La relation client

Toutes les réclamations clients seront instruites dans le respect du processus détaillé que nous venons de voir, et le dossier client sera automatiquement actualisé.

En effet, dans chaque dossier client, nous disposons d'un onglet qui va rappeler l'ensemble des non-conformités et réclamations concernant spécifiquement ce client. L'avantage pour l'équipe commerciale est de disposer dans un seul et même espace collaboratif de l'ensemble des informations concernant le client.

J4 - 14:30 | Le management, les tableaux de bords et les indicateurs

Le management

Le responsable de la qualité est informé en temps réel de la publication des faits pour chaque nouvelle requête. Il va analyser la pertinence des faits et valider si le processus de résolution de problème doit être poursuivi ou non retenu.

Pour les requêtes retenues, il va s'assurer que les données d'entrée (les faits déclarés) sont suffisamment pertinentes pour permettre une instruction efficace de la requête. Dans le cas contraire, il se rapproche de la personne qui a fait la déclaration pour lui demander de compléter sa déclaration.
Il va ensuite, en toute connaissance de cause affecter le problème au responsable (groupe management) qui devra analyser les causes, formaliser le plan d'action, faire le suivi du plan d’action et contrôler à 100% l’exécution de la conformité de la mise en œuvre du plan d’action.

Dans le cas de notre entreprise, nous avons un responsable dédié aux requêtes de type réclamations clients, et un responsable pour les non-conformités (internes et fournisseurs).

Process de résolution d'une NC/RC

Le responsable de la résolution de problèmes

En utilisant les outils SOeMAN dédies à la résolution de problèmes,

• le responsable va procéder tout d'abord à une analyse des causes à l'origine des faits rencontrés et validés par le management de la qualité. 
• Il va ensuite programmer le plan d'action curatif  mais également les actions permettant de limiter la réapparition du problème.
• Ces différentes actions sont assignées aux personnes compétentes et disponibles pour les mettre en œuvre dans le respect du délai fixé.
• Le responsable disposera des outils lui permettant de suivre la délégation des plans d'action afin de respecter les délais de mise en œuvre.
• Au fur et à mesure, le responsable pourra contrôler l'exécution des travaux en engageant sa responsabilité de manager pour garantir que la qualité du travail réalisé est conforme au plan d'action.

J4 - 11:00 | Les avantages du processus de résolution de problème

En respectant le process de résolution de problèmes SOeMAN, la direction de l'entreprise dispose d'un outil puissant et efficace permettant notamment :

• de satisfaire le client : le client sera étonné de la capacité de l'organisation de l'entreprise à résoudre les réclamations clients. En effet, juste après avoir sollicité l'entreprise pour l'informer qu'une réclamation, il sera agréablement surpris de recevoir sur sa messagerie électronique l'information que son problème est bien pris en compte. D'autre part, il recevra régulièrement l'information tout au long du processus de résolution. Enfin, lorsque le problème est définitivement résolu, il prendra connaissance d'un rapport complet décrivant comment le problème a été résolu. En réalité, peu de ses fournisseurs, seront à même de lui apporter un process aussi efficace.

• De garantir l'implication de tous les acteurs de l'entreprise : la maturité d'une entreprise se mesure aussi par la capacité à impliquer l'ensemble des acteurs de l'entreprise dans le processus de satisfaction client. Dans ce cas, on parle d'une entreprise « Customer focus ».

• Des indicateurs pertinents : Lors des audits clients, la société doit apporter la preuve de sa capacité à résoudre rapidement les problèmes. Pour cela, SOeMAN propose d'utiliser un indicateur pertinent qui indique pour chaque problème la durée de résolution. En combinant cet indicateur avec d'autres indicateurs comme : le nombre d'actions élémentaires, le nombre de log publiés on démontre toute la pertinence du process de résolution de problèmes.

J4 - 9:30 | Le processus de résolution de problèmes

Quelle que soit la nature du problème identifié (non-conformité, réclamation client, opportunités d'amélioration ou amélioration continue) le process suivants doit être appliqué dans le respect des propositions de SOeMAN amélioration continue.

La description des faits

Toute personne de l'organisation qui a connaissance de faits importants devant être pris en compte pour faire progresser l'organisation ou/et contribuer à la satisfaction du client doit les porter à la connaissance du management en utilisant pour cela les outils de résolution de problèmes SOeMAN .

Il lui suffit d'ouvrir une nouvelle requête (RC, NC, AC) de compléter le formulaire de description des faits en s'attachant à la qualité de la description des faits. En effet, pour qu’un problème soit correctement résolu, il est nécessaire de disposer des données d'entrées suffisantes, nécessaires à sa résolution.

Remplir le formulaire de déclaration d'une nouvelle requête en détails

Dans le premier formulaire de renseignements,

• il va faire une description succincte, tout en complétant des informations importantes comme la référence du contrat, le nombre de pièces concernées par le problème, la référence du plan...
• il peut également compléter cette description des faits en publiant un document (lors d'une réclamation, les clients peuvent nous envoyer une ou plusieurs photos décrivant le problème qu'ils ont rencontrés), 
• il peut enfin publier un descriptif plus complet dans un log.

Cette publication des faits étant terminée, la personne va publier cette nouvelle requête au management de la qualité.

En cas de réclamation client

• Identifier le client :  la personne qui collecte les informations du client (par exemple lors d'un appel téléphonique) va devoir authentifier son interlocuteur et s'assurer qu'elle dispose de son nom, de son adresse e-mail et de son numéro de portable. Si ce contact est déjà renseigné dans SOeMAN elle vérifie simplement les informations et dans le cas contraire après avoir identifié la société, elle complète les informations du contact.

Il est en effet nécessaire de procéder systématiquement à la mise en œuvre de cette consigne afin de garantir la continuité de la communication avec celui qui est à l'origine de la requête.

• Informer instantanément le client concerné du processus de résolution de la réclamation : lorsque le client a par exemple manifesté son insatisfaction, son interlocuteur aura la possibilité (dès qu'il aura complétée sa fiche de renseignements des faits déclarés par le client) d'informer automatiquement que son problème est sous contrôle et qu'il sera informé à chaque étape de sa résolution !

J4 : Piloter l’amélioration continue

Introduction 

L’amélioration continue concerne le traitement des requêtes non-conformité, réclamation, amélioration continue.
Pour chacune de ces 3 catégories un process identique et complet sera proposé par SOeMAN afin de garantir un fonctionnement efficace de l'entreprise contribuant activement à la satisfaction des clients.

Il est important, que les clients de l'entreprise mesurent concrètement l'implication des équipes pour apporter des réponses rapides et efficaces en cas d'apparition de non-conformités. Cette maturité de l'organisation est un facteur clé de succès régulièrement audité par les clients de l'entreprise.

Nous validerons avec la direction que l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise peuvent être ponctuellement mobilisés notamment dans la mise en œuvre des actions élémentaires destinées à résoudre une problématique de type amélioration continue, réclamation client, non-conformité.
C'est la raison pour laquelle, dans le module de configuration des équipes participant à la résolution de problème, nous définissons 3 niveaux :

• Niveau 1 : celui de la direction générale et du système de management de la qualité
• Niveau 2 : celui des responsables de problèmes qui vont gérer pour un cas spécifique l'analyse des causes et la mise en œuvre d'un plan d'action destiné à résoudre efficacement et durablement le problème
• Niveau  3 : celui de l'équipe d'exécution : chaque membre de l'entreprise, direction, encadrement, opérationnels peut être ponctuellement mobilisés pour un problème particulier dans la mise en œuvre d'une ou plusieurs actions élémentaires

En respectant ce schéma d'organisation capital, la direction garantit à tous les niveaux de l'entreprise, une implication des acteurs est réelle et concrète au service du client.

Programme de la journée

• Le processus (NC/RC/amélioration continue)
• Les avantages du processus SOeMAN
• Le management, les tableaux de bords et les indicateurs
• La relation client
• Les fournisseurs
• Conclusion

J3 - 17:00 | Conclusion du travail en mode projet

Les travaux pratiques de l’équipe  projet se sont parfaitement déroulés autour d’un cas concret.

Une séance complémentaire sera organisée début septembre pour travailler avec les outils de planification avancée (planification à capacité finie) de la gestion budgétaire, et l’exploitation des différents indicateurs et tableaux de bords du projet.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J4

J3 - 16:00 | Rendre compte au client

Pour rendre compte efficacement clients, SOeMAN propose au chef de projet un rapport complet du projet immédiatement accessible depuis les actions du projet. Ce rapport complet présente tout d'abord le diagramme de plans actualisés suivi d'un point pour chacune des tâches du projet.

Pour chaque tâche l'information actualisée de l'avancement de la tâche disponible, suivi des publications des logs formalisés par les responsables de tâches.

Le chef de projet peut se rendre directement chez le client avec ce rapport à sa disposition et aura la possibilité de commenter l'avancement de son projet en s'appuyant sur les contenus existants dans la publication des logs.

J3 - 13:30 | La revue de projet

Le chef de projet va, dans le respect des règles fixées avec son équipe, organiser à la date convenue la revue projet. Si chacun respecte parfaitement les règles simples de suivi projet, la préparation et le suivi de la revue projet seront des étapes très efficaces qui contribueront activement au succès du projet.

Faire état de l'avancement

Pour cela, chacun va faire l'avancement des tâches qui lui sont assignées et publier pour chacune des tâches qui ont fait l'objet d'une problématique particulière un log de synthèse résumant les problématiques rencontrées et les solutions mises en œuvre pour les résoudre. Chacun publiera également un log de synthèse pour les tâches non terminées et pour lesquelles une difficulté particulière a été anticipée. Il pourra également compléter le log de synthèse de sa propre analyse et des suggestions de plans d'action permettant de résoudre ces difficultés potentielles.

Ainsi, pour chacune de ces tâches, le contenu du log sera pertinent et contribuera activement à la préparation de la revue de projet ; ce qui facilitera le travail du chef de projet dans son étape de préparation de la revue.

Le chef de projet va donc directement depuis les outils SOeMAN organiser une revue projet. Il peut également, s’il pilote plusieurs projets, organiser une revue multi projet. Dans ce cas, les règles de délégation et de suivi des activités (déclaration des logs de synthèse) doivent fonctionner parfaitement entre le chef de projet et les responsables de tâches.

Organiser une revue de projet

Nous rappelons ici, que c'est aux responsables de tâches de coordonner la publication des logs de synthèse dans le respect des délais fixés par le chef de projet.

Organiser une revue de projet depuis SOeMAN

En utilisant les outils revue projet, SOeMAN met à disposition du chef de projet un process complet de pilotage d'une revue projet.

Ordre du jour automatiquement généré

L'ordre du jour sera automatiquement généré par la sélection des tâches qui doivent être passées en revue lors de la revue de projet. Si ces tâches, ont fait l'objet d'une publication de log de synthèse, il s'agit de tâches qui doivent être nécessairement passées en revue lors de la réunion. Le log de synthèse alimentera alors une proposition de contenus utile pour le compte rendu de la revue de projet.

Ce Process permet de piloter une revue projet dans des conditions d'efficacité. La mise en commun de l'information est instantanée, notamment sur les points de blocage qui doivent être véritablement discutés et pour lesquels une ou plusieurs décisions doivent être prises.

En complément, le process SOeMAN revue de projet intègre la possibilité de publier le relevé de décisions dans un plan d'action dédiée à la revue de projet. Ainsi chacun saura clairement ce qui a été décidé lors de la réunion et en quoi il est concerné.

Mettre à jour le plan d'actions

Le Dashboard - Plans d'actions, mets à disposition de chacun les plans d'actions. Il sera facile pour les intéressés de publier les avancements des plans d'action dans le respect des délais sur lequel ils se sont engagés.

Suivi instantané de la mise à jour des actions

L'agrégation de l'information est automatique et la publication du compte rendu facilitée par un processus automatisé de SOeMAN.

De plus, si le chef de projet sur un projet complexe décide de faire des enchaînements de réunions, il disposera d'une traçabilité complète de toute la vie du projet (Project life cycle).

J3 - 11:00 | Le suivi d'activité

Chacun va s'organiser dans le respect de son calendrier de travail, de ses priorités et devra déclarer régulièrement son activité projet depuis son Dashboard.

La bonne règle en la matière est de publier un log après avoir travaillé sur une tâche d'un projet. Si l'on considère qu'à l'issue de cette activité le pourcentage d'avancement de la tâche a progressé, alors en profiter pour actualiser cet avancement. Cette déclaration d'activité (pourcentage d'avancement) va automatiquement influencer l'indicateur d'avancement du projet.

J3 - 9:00 | La réunion d'ouverture

Préparer efficacement la réunion

La réunion d'ouverture est un moment privilégié à passer avec l'équipe projet et sa qualité est essentielle pour permettre l'exécution du projet dans les meilleures conditions afin de garantir son succès.

En respectant ensemble des séquences précédentes, le chef de projet se place dans des conditions idéales pour obtenir le succès de cette réunion d'ouverture.

En effet, il va tout simplement depuis son SOeMAN en consultant le projet qu'il a lui-même modéliser sur les tâches principales : documenter sur les exigences et les objectifs pour chaque tâche principale et affecter les rôles au membre de l'équipe projet.

Conclusion de la réunion

A la fin de cette réunion d'ouverture, chacun connaît ses objectifs, les règles de coordination et de coopération avec l'équipe. En particulier, le chef de projet s'assurera qu'il a bien fixé la règle de préparation des revues de projet qui seront organisées à une fréquence également fixée, et qui permettront en particulier de s'assurer que le chemin de réalisation du projet est en permanence optimisé afin de garantir la réussite du projet dans les meilleures conditions efficacité.

Quelques conseils à respecter...

Lors de la formation avec l'équipe projet, nous recommandons de respecter les consignes suivantes :

Chaque responsable de tâches doit 48 heures avant la revue de projet, organiser la synthèse de l'avancement des tâches placées sous sa responsabilité en identifiant notamment :

·         les points difficiles qu'il a rencontrés dans la période précédente comment il les a résolus,

·         et surtout quels sont les points durs qu'il a anticipés pour la période suivante et comment il voudrait les traiter 

·         et les éventuelles sollicitations pour pouvoir réaliser dans de bonnes conditions les activités de la prochaine séquence.

Cette règle est absolument essentielle car elle conditionne tout au long de la réalisation du projet les conditions de réussite de chaque étape. Ce succès est fondé sur l'anticipation, le partage du retour d'expérience, la sollicitation et la coopération.

La réunion de lancement étant terminée chacun des responsables d'activités va se dérouler son programme d'activités directement depuis son Dashboard projet.

J3 - travailler en mode projet et initiation aux réunions efficaces

Équipe cliente

Pour cette seconde séquence, nous sommes en relation avec une équipe d'ingénieurs et de chef de projet.

L’organisation

Tous les contrats, passe par l'équipe projet avant d'être affectés à l'usine de production.

Cette organisation concerne principalement les fournisseurs stratégiques de rang 1 qui participent à l'ensemble des étapes de conception d'industrialisation et de validation série des produits qui seront réalisés par le fournisseur.

Programme de la journée

Pour cette séquence, nous décidons d'axé principalement sur :

• la réunion d'ouverture
• le suivi d'activité (la mise à jour des tâches) et la préparation de la revue de projet (Log de synthèse)
• le pilotage de la revue de projet
• comment rendre compte efficacement au client en cours de projet

J2 : 13:30 | Piloter en mode projet

Le rôle du chef de projet :

En utilisant SOeMAN, à la création d'un projet, on est forcément doté du rôle de chef de projet. En suivant le Process projet SOeMAN, le chef de projet va devoir modéliser l'objectif du projet (sa finalité) et constituer son réseau de communication dédié au projet (les contacts associés projet).

La modélisation rapide du projet

D'autre part, il va sur une feuille blanche réfléchir à la décomposition de son projet en identifiant les principales tâches qui devront être progressivement réalisées afin de garantir le succès de ce projet (efficience); Chaque tâche principale pouvant être potentiellement un sous-projet c'est-à-dire elle-même décomposée en sous tâche (tâches filles).

Il va immédiatement identifier l'ensemble des documents qui seront nécessaires durant le travail d'exécution et les publier en respectant la règle de publication documentaire que nous avons vue précédemment. Les documents qui concernent spécifiquement une tâche seront publiés directement dans le dossier de la tâche. Et les documents qui concernent l'ensemble des activités du projet seront publiés directement dans le dossier du projet.

Il va pouvoir au fur et à mesure, affecter à chacune des tâches les durées nécessaires à la réalisation et simuler progressivement la date de fin du projet. Un travail d'optimisation suivra afin de garantir le respect des objectifs du projet (délai qualité coût efficacité). C'est ce travail d'optimisation qui permet de révéler en particulier le chemin critique du projet.

Enfin, le chef de projet va pouvoir documenter ses objectifs associés à chacune des sous étapes du projet (tâches parentes ou sous projet) afin de préparer efficacement la réunion d'ouverture avec l'équipe d'exécution du projet.

La constitution de l'équipe 

Il va consulter enfin, le planning de ressources disponibles, associées aux compétences nécessaires pour constituer l'équipe projet. C’est donc cette équipe qui sera assignée comme ressources aux différentes tâches d'exécution du projet.

Il fait une dernière vérification depuis SOeMAN de la structuration de son projet, en consultant par exemple son rapport de projet qui lui donne une vue complète et détaillée de la modélisation initiale de son projet.

La réunion d'ouverture

Il peut enfin, consulter l'équipe et l’inviter à la réunion d'ouverture.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J3POUR LA SUITE DU TRAVAIL EN MODE PROJET

J2 : 9:00 | Initiation au module de gestion documentaire

Nous passons ensuite à une séquence dédiée à la gestion documentaire et au suivi des versions. En effet depuis SOeMAN nous pouvons publier les documents en respectant strictement la gestion des versions documentaires et surtout en gérant les droits d'accès en écriture et en lecture.

Des bonnes pratiques à adopter

Nous insistons bien sur le fait que la règle est de publier les documents et de les associer à une séquence élémentaire (client, contrat, projet, tâches, réunion, dossier qualité….) dans SOeMAN, où ils seront utilisés. 

Par exemple, si un document concerne un client particulier pour l'ensemble des opérations de ses clients, il faudra le publier dans le dossier client. En revanche, si un document concerne un contrat particulier d'un client donné, il faudra le publier directement dans le dossier du contrat. 

Un même document peut être associé à plusieurs séquences (client, contrat, projet, tâches, réunion, dossier qualité….). Il faut bien comprendre que en respectant les standards de fonctionnement SOeMAN, chacun pourra travailler efficacement sans avoir à chercher l'information.

Le système d'information SOeMAN au service de l'optimisation

Nous faisons une séquence de travaux pratiques dédiées à la maîtrise de l'ensemble des outils permettant de publier et de gérer efficacement la vie d'un document (Life cycle file).
Chacun est en autonomie sur cette séquence, nous passons au pilotage en mode projet.

J2 : travailler en mode projet

Équipe cliente

Pour cette seconde séquence, nous sommes en relation avec une équipe d'ingénieurs et de chef de projet.

L’organisation

Tous les contrats, passe par l'équipe projet avant d'être affectés à l'usine de production.

Cette organisation concerne principalement les fournisseurs stratégiques de rang 1 qui participent à l'ensemble des étapes de conception d'industrialisation et de validation série des produits qui seront réalisés par le fournisseur.

Programme de la journée

Pour cette séquence, nous décidons d'axé principalement sur :

• la prise en main de l'interface SOeMAN et notamment le bureau virtuel
• la publication documentaire à la gestion des versions
• l'utilisation des dossiers clients
• le travail en mode projet et le suivi des activités
• la revue de projet

Nous déroulons avec l'équipe la présentation de l'interface de SOeMAN avec le bureau virtuel, le fonctionnement de l’agenda, déclaration de congés et les différents outils de communication qui permettent de collaborer efficacement.

J1 - 13:30 | Prise en main de SOeMAN – Relation client

Nous poursuivons notre session de mise en autonomie de l'équipe business en travaillant directement depuis les outils spécifiques de la relation client.

Objectif

L'objectif de cette session était de démontrer que depuis SOeMAN, il pouvait piloter en totale autonomie l’ensemble des séquences dédiées à la relation client à commencer par le processus de revues de contrats.

L’importance des contrats

En effet dans leur business, les contrats sont très importants. Ils comprennent au minimum :

• une ou plusieurs offres associées d'un référentiel documentaire important
• une confirmation de commande du client avec un contrat signé entre les parties, lui-même associée d'un référentiel documentaire important
• une séquence d'interventions des différents services clients-fournisseurs participant à la validation du contrat.

Phase de modélisation du processus de revue de contrat

Nous avons modélisé dans SOeMAN l'ensemble des séquences permettant dès la réception d'un contrat de programmer automatiquement les activités élémentaires dédiées à chaque responsable pour piloter la revue de contrats.

Cette opération sera dorénavant planifiée par le responsable de la relation client, qui adressera les actions aux différents responsables dans les délais validés avec le client.

Chaque responsable aura à traiter la quote-part de son travail en  consultant directement son bureau virtuel (relation client).

En déclarant, son activité depuis son bureau virtuel relation client, le processus de revues de contrats s'exécute automatiquement et à chaque instant le responsable de la relation client peut consulter l'avancée de ce processus.

Séquences de pilotage d'une revue de contrat

C'est un gain de temps énorme et c'est surtout la possibilité pour le responsable relation client d'être beaucoup plus autonome sans être obligé de partir à la recherche des informations (perdre de temps), lorsque le client souhaitait un avancement du contrat.

Phase d’initiation aux séquences du processus de revue de contrat

Pour mettre en place l'ensemble de ces opérations nous devons passer en revue les séquences suivantes disponibles bien évidemment depuis les outils relation client de SOeMAN :

• planifier un cycle d'action
• déclarer une activité depuis son Dashboard - relation client
• publier un log associé à un contrat
• publier un ou plusieurs documents associés à un contrat
• établir une offre depuis les générateurs d'offre SOeMAN
• envoyer une offre SOeMAN et des documents joints directement depuis SOeMAN
• utiliser les outils de suivi de délégation d'activité pour garantir l'efficacité de la mise en œuvre des activités
• ...

Mise en autonomie du groupe

Le groupe étant constitué de 4 personnes, nous avons pu largement pratiquer sur des cas concrets de l'entreprise afin de faciliter d'une part la prise en main et d'autre part la mise en autonomie des participants. À la fin de la journée nous voyons une équipe capable de fonctionner dès le lendemain matin sur l'ensemble des séquences de pilotage de la relation client en coopération avec les nombreux acteurs internes et externes.

Enfin, nous validerons avec la direction que le responsable de la relation client serait le référent de l'entreprise pour l'ensemble du fonctionnement de ce domaine savec SOeMAN et qu'il serait donc notre interlocuteur principal pour l'ensemble des problématiques dédiées au pilotage efficace de la relation client.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J2

J1 - 10:15 | Prise en main de SOeMAN – outils pratiques

Objectif

Cette session nous permet de mettre le groupe dans un début de compréhension de l'interface afin de rassurer l'ensemble des participants qui pourront en quelques minutes seulement être opérationnels depuis leur poste de travail.

Phase d’initiation aux outils généraux

Pour la prise en main des outils pratiques de SOeMAN, nous en profitons pour présenter à l'ensemble des participants des outils essentiels qu'ils doivent maîtriser pour pouvoir se retrouver dans l'interface SOeMAN. Les clients sont agréablement surpris de voir qu'il existe une publication très détaillée de l'ensemble des méthodes de travail dans l'interface SOeMAN.

Les points suivants sont passés en revue :

• la gestion des agendas
• la découverte du bureau virtuel (Dashboard)
• la déclaration de ses congés
• la publication documentaire et la gestion documentaire
• la conduite d'une session de travail collaborative

Univers SOeMAN - Outils pratiques

Sur la première séquence, nous insistons beaucoup sur les bonnes pratiques de l'organisation SOeMAN en s'appuyant notamment sur l'utilisation efficace du bureau virtuel (Dashboard). En effet chacun doit modifier ses pratiques de travail au bureau en consultant régulièrement son bureau virtuel. En effet ce bureau est composé en différentes rubriques (dématérialisation des différents dossiers de son bureau physique) :

les dossiers clients les projets les plans d'action les réunions les informations les approbations les actions qualité les formations

J1 - 9:00 | Paramétrer les données utiles à la configuration du système SOeMAN – relation client

A l'issue de cette première partie, un travail individuel du consultant SOeMAN d'une durée d'environ 1:00 a été nécessaire pour procéder à :

• la modélisation initiale (domaines d'activité, cause de perte...)
• La modélisation du processus relation client
• l'importation du fichier clients
• les tests de validation

Nous reprenons, le travail de groupe dédié à la prise en main des outils pratiques de SOeMAN suivi d'un programme intensif d'appropriation de l'ensemble des outils dédiés au pilotage de la relation client.

J1 : le pilotage du business

Équipe cliente

Pour ce programme, nous sommes en relation directe avec le PDG, son vice-président le responsable du département relation client et une assistante commerciale.

Phase de questionnement

Nous commençons toujours par une session de travail permettant de comprendre en détail les exigences du processus de relation client. Le consultant, intervient en questionnement pour révéler les étapes clés du processus afin d'en déduire sa modélisation dans les outils SOeMAN.
Nous en profitons pour valider la décomposition stratégique des secteurs d'activité, nous savions à l'avance que cette société avait un portefeuille de clients réduits (une cinquantaine) et qu'il n'y aurait aucune problématique d'import de l'historique de la base clients.

Programme de la journée

1. Le paramétrage des données utiles à la configuration du système SOeMAN - Relation client
2. La prise en main de SOeMAN - outils pratiques
3. La prise en main de SOeMAN -Relation client

Le management 2.0 à l’international avec SOeMAN (en 6 jours)

Notre intervenant Reflex Training s'est rendu dans la région de Linares en Espagne, pour effectuer une opération d’intégration du système collaboratif SOeMAN.

Durée : 6 jours

Entreprise cliente : PMI Espagnole intégrant 3 sites en Espagne et un en France, qui opère dans les secteurs ferroviaire, aéronautique et automobile.

Contexte : La société d’une centaine de personne, est fournisseur stratégique de premier rang des grands donneurs d’ordre internationaux.Cette position impose à l’entreprise de développer des pratiques d’organisation exceptionnelles pour piloter des projets de plus en plus complexes et garder cette position durablement.

C’est une des raisons majeures de l’intégration de SOeMAN par l’équipe dirigeante.

Problématique : Comment assurer l'interopérabilité des métiers pour cette PMI espagnole?

Programme : Nous retraçons ici une semaine d’intervention bien remplie 

Assurer l'interopérabilité des métiers à l'international

• J1 : Le pilotage du business au jour le jour
• J2 : Le travail en mode projet (1/2)
• J3 : Le travail en mode projet (2/2) et l'introduction aux réunions efficaces
• J4 : Piloter l’amélioration continue
• J5 : Auditer les processus interne et les fournisseurs clefs
• J6 : Les ressources humaines et les compétences

Pour des raisons pratiques, la mission s'est déroulée sur l'un des sites de l'entreprise et les équipes devant participer au programme de pilotage SOeMAN se sont déplacées.

A suivre :
Découvrez pendant 6 jours le carnet de bord de notre intervenant SOeMAN dans cette PMI espagnole. Vous comprendrez la méthodologie employée pour développer la stratégie pour chaque domaine métier clef de l'organisation.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J1