Pourquoi certains projets informatiques n'aboutissent pas ?

Source : www.codendi.com

Maîtriser sa gestion de projet

• Règle n°1 : sensibiliser à l'esprit projet

Il s’avère parfois difficile de nommer rapidement une équipe sur une mission. Certaines entreprises sous-estiment les efforts que demande le fonctionnement en mode projet. Le top manager doit prendre conscience des implications d’un projet. Les collaborateurs doivent être impliqués dans le projet, mais doivent cependant disposer d’un temps suffisant pour la gestion de leur activité quotidienne. Le cas échéant, le travail des autres collègues sera impacté. 

• Règle n°2 : créer une cohésion d'équipe

La gestion de l’équipe est considérée comme le management le plus complexe en projet.  Le groupe sera composé de membres aux profils très variés, et devra collaborer rapidement sur une période plus ou moins courte. C'est pourquoi le bon fonctionnement de cette équipe conditionnera la réussite ou l'échec du projet.

• Règle n°3 : un rôle pour chacun

En parallèle de leur rôle opérationnel, chaque membre de l'équipe doit occuper une fonction. Cela participe à la cohésion de l'équipe, puisque chaque personne dispose de responsabilités différentes. Pour répartir ces rôles, lors de la phase de démarrage du projet, laisser chacun choisir favorise le bon fonctionnement futur de l'équipe.

• Règle n°4 : partager l’information

Clients, fournisseurs, donneurs d'ordre : des partenaires extérieurs ou décideurs internes participent plus ou moins directement au projet. L'équipe doit garder en tête qu'elle peut interférer dans leur travail, de façon positive comme négative. Le but est de tenir tout le monde informé afin de désamorcer tout conflit et d’avancer au plus vite. 

• Règle n°5: utiliser les bons outils

Dans un projet, le profit se mesure davantage au respect des délais qu'à l'optimisation des ressources. Pour cela, l’équipe dispose d'outils de planification des tâches, par exemple les diagrammes de Gantt pour suivre et respecter au mieux les délais et tâches à effectuer.

SOeMAN accompagne l’ensemble de vos projets et vous aide à gérer et piloter vos équipes. 

Comment traiter efficacement vos commandes clients en impliquant vos équipes ?

1. Etude de cas

Prenons l'exemple d'une entreprise industrielle dont le processus de traitement de la commande est assez complexe.

01. Revue de contrat commerciale (service commercial)
02. Etude technique (service technique)
03. Vérification de disponibilité des matières premières (service des achats)
04. Lancement en fabrication (service de l'ordonnancement)
05. Livraison (service logistique)

Chacune des étapes du processus fait intervenir des acteurs différents de l'entreprise. C'est bien cette collaboration qui complexifie le processus.

2. Les problèmes observés

- Les informations circulent difficilement entre chaque service, ce qui peut créer des tensions au sein de vos équipes,

- le commercial en charge du dossier manque d'informations sur le traitement en cours et le client est par conséquent difficilement informé de l'état de sa commande,
- pire encore : certains dossiers sont oubliés, on peut perdre alors des commandes importantes !

Que faire pour faciliter le processus de traitement de la commande et permettre une collaboration efficace entre chaque intervenant ?

3. La solution SOeMAN : traiter la commande en "mode projet" !

SOeMAN associe un projet à la commande client.

- Le projet doit respecter le délai donné au client lors de la commande.

- La commande connaît en temps réel l'avancement du projet et les dérives éventuelles : la communication est facilitée entre le service commercial et les autres services qui traitent la commande.

En pratique pour le commercial en charge	En pratique pour chaque acteur du processus (multi-services)	En pratique pour le service commercial en général
- lance le projet en quelques clics : les acteurs concernés sont informés, - est informé en temps réel de l'avancement du projet et des dérives éventuelles, - a toutes les informations en main pour se montrer pro-actif face à son client.	-a ses tâches à réaliser sur son bureau virtuel avec des indicateurs de dérive (aide à prioriser son travail), - est informé des tâches à réaliser au bon moment : la fin d'une étape informe automatiquement les acteurs de l'étape suivante, - agit sur le planning si besoin, et cela informe automatiquement les autres acteurs impactés par cette modification ainsi que le commercial en charge, - peut retrouver rapidement les informations concernant le traitement de la commande : tout est consigné au fur et à mesure dans le projet.	- n'importe quel commercial qui répond au téléphone peut retrouver très rapidement toutes les informations détaillées et précises quant à l'avancement d'une commande, même si il n'est pas à l'origine de cette commande.

4. Quels résultats concrets ?

- Collaboration efficace : diminution des tensions au sein des équipes.
- Service commercial mieux informé : meilleur service au client.
- Processus encadré / amélioration de la traçabilité : plus de crédibilité face aux prospects et nouveaux clients.

5.Allez plus loin …

Connectez SOeMAN à votre ERP de fabrication, et permettez à vos commerciaux de suivre en temps réel dans un seul et même système l'état de fabrication de ses commandes !

J3 - 17:00 | Conclusion du travail en mode projet

Les travaux pratiques de l’équipe  projet se sont parfaitement déroulés autour d’un cas concret.

Une séance complémentaire sera organisée début septembre pour travailler avec les outils de planification avancée (planification à capacité finie) de la gestion budgétaire, et l’exploitation des différents indicateurs et tableaux de bords du projet.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J4

J3 - 16:00 | Rendre compte au client

Pour rendre compte efficacement clients, SOeMAN propose au chef de projet un rapport complet du projet immédiatement accessible depuis les actions du projet. Ce rapport complet présente tout d'abord le diagramme de plans actualisés suivi d'un point pour chacune des tâches du projet.

Pour chaque tâche l'information actualisée de l'avancement de la tâche disponible, suivi des publications des logs formalisés par les responsables de tâches.

Le chef de projet peut se rendre directement chez le client avec ce rapport à sa disposition et aura la possibilité de commenter l'avancement de son projet en s'appuyant sur les contenus existants dans la publication des logs.

J3 - 13:30 | La revue de projet

Le chef de projet va, dans le respect des règles fixées avec son équipe, organiser à la date convenue la revue projet. Si chacun respecte parfaitement les règles simples de suivi projet, la préparation et le suivi de la revue projet seront des étapes très efficaces qui contribueront activement au succès du projet.

Faire état de l'avancement

Pour cela, chacun va faire l'avancement des tâches qui lui sont assignées et publier pour chacune des tâches qui ont fait l'objet d'une problématique particulière un log de synthèse résumant les problématiques rencontrées et les solutions mises en œuvre pour les résoudre. Chacun publiera également un log de synthèse pour les tâches non terminées et pour lesquelles une difficulté particulière a été anticipée. Il pourra également compléter le log de synthèse de sa propre analyse et des suggestions de plans d'action permettant de résoudre ces difficultés potentielles.

Ainsi, pour chacune de ces tâches, le contenu du log sera pertinent et contribuera activement à la préparation de la revue de projet ; ce qui facilitera le travail du chef de projet dans son étape de préparation de la revue.

Le chef de projet va donc directement depuis les outils SOeMAN organiser une revue projet. Il peut également, s’il pilote plusieurs projets, organiser une revue multi projet. Dans ce cas, les règles de délégation et de suivi des activités (déclaration des logs de synthèse) doivent fonctionner parfaitement entre le chef de projet et les responsables de tâches.

Organiser une revue de projet

Nous rappelons ici, que c'est aux responsables de tâches de coordonner la publication des logs de synthèse dans le respect des délais fixés par le chef de projet.

Organiser une revue de projet depuis SOeMAN

En utilisant les outils revue projet, SOeMAN met à disposition du chef de projet un process complet de pilotage d'une revue projet.

Ordre du jour automatiquement généré

L'ordre du jour sera automatiquement généré par la sélection des tâches qui doivent être passées en revue lors de la revue de projet. Si ces tâches, ont fait l'objet d'une publication de log de synthèse, il s'agit de tâches qui doivent être nécessairement passées en revue lors de la réunion. Le log de synthèse alimentera alors une proposition de contenus utile pour le compte rendu de la revue de projet.

Ce Process permet de piloter une revue projet dans des conditions d'efficacité. La mise en commun de l'information est instantanée, notamment sur les points de blocage qui doivent être véritablement discutés et pour lesquels une ou plusieurs décisions doivent être prises.

En complément, le process SOeMAN revue de projet intègre la possibilité de publier le relevé de décisions dans un plan d'action dédiée à la revue de projet. Ainsi chacun saura clairement ce qui a été décidé lors de la réunion et en quoi il est concerné.

Mettre à jour le plan d'actions

Le Dashboard - Plans d'actions, mets à disposition de chacun les plans d'actions. Il sera facile pour les intéressés de publier les avancements des plans d'action dans le respect des délais sur lequel ils se sont engagés.

Suivi instantané de la mise à jour des actions

L'agrégation de l'information est automatique et la publication du compte rendu facilitée par un processus automatisé de SOeMAN.

De plus, si le chef de projet sur un projet complexe décide de faire des enchaînements de réunions, il disposera d'une traçabilité complète de toute la vie du projet (Project life cycle).

J3 - 11:00 | Le suivi d'activité

Chacun va s'organiser dans le respect de son calendrier de travail, de ses priorités et devra déclarer régulièrement son activité projet depuis son Dashboard.

La bonne règle en la matière est de publier un log après avoir travaillé sur une tâche d'un projet. Si l'on considère qu'à l'issue de cette activité le pourcentage d'avancement de la tâche a progressé, alors en profiter pour actualiser cet avancement. Cette déclaration d'activité (pourcentage d'avancement) va automatiquement influencer l'indicateur d'avancement du projet.

J3 - 9:00 | La réunion d'ouverture

Préparer efficacement la réunion

La réunion d'ouverture est un moment privilégié à passer avec l'équipe projet et sa qualité est essentielle pour permettre l'exécution du projet dans les meilleures conditions afin de garantir son succès.

En respectant ensemble des séquences précédentes, le chef de projet se place dans des conditions idéales pour obtenir le succès de cette réunion d'ouverture.

En effet, il va tout simplement depuis son SOeMAN en consultant le projet qu'il a lui-même modéliser sur les tâches principales : documenter sur les exigences et les objectifs pour chaque tâche principale et affecter les rôles au membre de l'équipe projet.

Conclusion de la réunion

A la fin de cette réunion d'ouverture, chacun connaît ses objectifs, les règles de coordination et de coopération avec l'équipe. En particulier, le chef de projet s'assurera qu'il a bien fixé la règle de préparation des revues de projet qui seront organisées à une fréquence également fixée, et qui permettront en particulier de s'assurer que le chemin de réalisation du projet est en permanence optimisé afin de garantir la réussite du projet dans les meilleures conditions efficacité.

Quelques conseils à respecter...

Lors de la formation avec l'équipe projet, nous recommandons de respecter les consignes suivantes :

Chaque responsable de tâches doit 48 heures avant la revue de projet, organiser la synthèse de l'avancement des tâches placées sous sa responsabilité en identifiant notamment :

·         les points difficiles qu'il a rencontrés dans la période précédente comment il les a résolus,

·         et surtout quels sont les points durs qu'il a anticipés pour la période suivante et comment il voudrait les traiter 

·         et les éventuelles sollicitations pour pouvoir réaliser dans de bonnes conditions les activités de la prochaine séquence.

Cette règle est absolument essentielle car elle conditionne tout au long de la réalisation du projet les conditions de réussite de chaque étape. Ce succès est fondé sur l'anticipation, le partage du retour d'expérience, la sollicitation et la coopération.

La réunion de lancement étant terminée chacun des responsables d'activités va se dérouler son programme d'activités directement depuis son Dashboard projet.

J3 - travailler en mode projet et initiation aux réunions efficaces

Équipe cliente

Pour cette seconde séquence, nous sommes en relation avec une équipe d'ingénieurs et de chef de projet.

L’organisation

Tous les contrats, passe par l'équipe projet avant d'être affectés à l'usine de production.

Cette organisation concerne principalement les fournisseurs stratégiques de rang 1 qui participent à l'ensemble des étapes de conception d'industrialisation et de validation série des produits qui seront réalisés par le fournisseur.

Programme de la journée

Pour cette séquence, nous décidons d'axé principalement sur :

• la réunion d'ouverture
• le suivi d'activité (la mise à jour des tâches) et la préparation de la revue de projet (Log de synthèse)
• le pilotage de la revue de projet
• comment rendre compte efficacement au client en cours de projet

J2 : 13:30 | Piloter en mode projet

Le rôle du chef de projet :

En utilisant SOeMAN, à la création d'un projet, on est forcément doté du rôle de chef de projet. En suivant le Process projet SOeMAN, le chef de projet va devoir modéliser l'objectif du projet (sa finalité) et constituer son réseau de communication dédié au projet (les contacts associés projet).

La modélisation rapide du projet

D'autre part, il va sur une feuille blanche réfléchir à la décomposition de son projet en identifiant les principales tâches qui devront être progressivement réalisées afin de garantir le succès de ce projet (efficience); Chaque tâche principale pouvant être potentiellement un sous-projet c'est-à-dire elle-même décomposée en sous tâche (tâches filles).

Il va immédiatement identifier l'ensemble des documents qui seront nécessaires durant le travail d'exécution et les publier en respectant la règle de publication documentaire que nous avons vue précédemment. Les documents qui concernent spécifiquement une tâche seront publiés directement dans le dossier de la tâche. Et les documents qui concernent l'ensemble des activités du projet seront publiés directement dans le dossier du projet.

Il va pouvoir au fur et à mesure, affecter à chacune des tâches les durées nécessaires à la réalisation et simuler progressivement la date de fin du projet. Un travail d'optimisation suivra afin de garantir le respect des objectifs du projet (délai qualité coût efficacité). C'est ce travail d'optimisation qui permet de révéler en particulier le chemin critique du projet.

Enfin, le chef de projet va pouvoir documenter ses objectifs associés à chacune des sous étapes du projet (tâches parentes ou sous projet) afin de préparer efficacement la réunion d'ouverture avec l'équipe d'exécution du projet.

La constitution de l'équipe 

Il va consulter enfin, le planning de ressources disponibles, associées aux compétences nécessaires pour constituer l'équipe projet. C’est donc cette équipe qui sera assignée comme ressources aux différentes tâches d'exécution du projet.

Il fait une dernière vérification depuis SOeMAN de la structuration de son projet, en consultant par exemple son rapport de projet qui lui donne une vue complète et détaillée de la modélisation initiale de son projet.

La réunion d'ouverture

Il peut enfin, consulter l'équipe et l’inviter à la réunion d'ouverture.

RENDEZ-VOUS DEMAIN POUR DÉCOUVRIR LES PHASES DE DÉROULEMENT DE J3POUR LA SUITE DU TRAVAIL EN MODE PROJET

J2 : travailler en mode projet

Équipe cliente

Pour cette seconde séquence, nous sommes en relation avec une équipe d'ingénieurs et de chef de projet.

L’organisation

Tous les contrats, passe par l'équipe projet avant d'être affectés à l'usine de production.

Cette organisation concerne principalement les fournisseurs stratégiques de rang 1 qui participent à l'ensemble des étapes de conception d'industrialisation et de validation série des produits qui seront réalisés par le fournisseur.

Programme de la journée

Pour cette séquence, nous décidons d'axé principalement sur :

• la prise en main de l'interface SOeMAN et notamment le bureau virtuel
• la publication documentaire à la gestion des versions
• l'utilisation des dossiers clients
• le travail en mode projet et le suivi des activités
• la revue de projet

Nous déroulons avec l'équipe la présentation de l'interface de SOeMAN avec le bureau virtuel, le fonctionnement de l’agenda, déclaration de congés et les différents outils de communication qui permettent de collaborer efficacement.

Conduire des sessions de travail efficaces

Pour une grande majorité de sociétés, les réunions sont mal organisées, mal ou pas annoncées et les salariés pensent qu'elles sont une perte de temps et qu'elles aboutissent peu souvent à des modifications concrètes.

Tout cela est dû au manque d'organisation, de planification et d'information des réunions.

Nous avons décidé de modéliser un processus dédié à la conduite d'une session de travail efficace. Véritable standard de fonctionnement intégrants tous les outils opérationnels permettant d'améliorer l'efficacité du manager.