Comment traiter efficacement vos commandes clients en impliquant vos équipes ?

1. Etude de cas

Prenons l'exemple d'une entreprise industrielle dont le processus de traitement de la commande est assez complexe.

01. Revue de contrat commerciale (service commercial)
02. Etude technique (service technique)
03. Vérification de disponibilité des matières premières (service des achats)
04. Lancement en fabrication (service de l'ordonnancement)
05. Livraison (service logistique)

Chacune des étapes du processus fait intervenir des acteurs différents de l'entreprise. C'est bien cette collaboration qui complexifie le processus.

2. Les problèmes observés

- Les informations circulent difficilement entre chaque service, ce qui peut créer des tensions au sein de vos équipes,

- le commercial en charge du dossier manque d'informations sur le traitement en cours et le client est par conséquent difficilement informé de l'état de sa commande,
- pire encore : certains dossiers sont oubliés, on peut perdre alors des commandes importantes !

Que faire pour faciliter le processus de traitement de la commande et permettre une collaboration efficace entre chaque intervenant ?

3. La solution SOeMAN : traiter la commande en "mode projet" !

SOeMAN associe un projet à la commande client.

- Le projet doit respecter le délai donné au client lors de la commande.

- La commande connaît en temps réel l'avancement du projet et les dérives éventuelles : la communication est facilitée entre le service commercial et les autres services qui traitent la commande.

En pratique pour le commercial en charge	En pratique pour chaque acteur du processus (multi-services)	En pratique pour le service commercial en général
- lance le projet en quelques clics : les acteurs concernés sont informés, - est informé en temps réel de l'avancement du projet et des dérives éventuelles, - a toutes les informations en main pour se montrer pro-actif face à son client.	-a ses tâches à réaliser sur son bureau virtuel avec des indicateurs de dérive (aide à prioriser son travail), - est informé des tâches à réaliser au bon moment : la fin d'une étape informe automatiquement les acteurs de l'étape suivante, - agit sur le planning si besoin, et cela informe automatiquement les autres acteurs impactés par cette modification ainsi que le commercial en charge, - peut retrouver rapidement les informations concernant le traitement de la commande : tout est consigné au fur et à mesure dans le projet.	- n'importe quel commercial qui répond au téléphone peut retrouver très rapidement toutes les informations détaillées et précises quant à l'avancement d'une commande, même si il n'est pas à l'origine de cette commande.

4. Quels résultats concrets ?

- Collaboration efficace : diminution des tensions au sein des équipes.
- Service commercial mieux informé : meilleur service au client.
- Processus encadré / amélioration de la traçabilité : plus de crédibilité face aux prospects et nouveaux clients.

5.Allez plus loin …

Connectez SOeMAN à votre ERP de fabrication, et permettez à vos commerciaux de suivre en temps réel dans un seul et même système l'état de fabrication de ses commandes !

SOeMAN trimestriel Avril 2012 - la performance commerciale

Chers lecteurs,

La newsletter SOeMAN devient trimestrielle ! A la fin de chaque trimestre, vous recevrez un bulletin d'information contenant les temps forts, articles, évènements, nouveautés liés à la solution SOeMAN, mais également des points conseils dédiés au management 2.0.

Si vous ne faites pas encore parti de nos listes de diffusion, remplissez vite le formulaire d'inscription sur notre site ! www.soeman.fr

Inscription à la newsletter

Trimestriel d'Avril 2012 :
La performance commerciale | Lire la newsletter en ligne

Le bulletin trimestriel du mois d'Avril est enfin disponible ! Vous pourrez découvrir les points suivants :
- une action 100% performance
- une websérie diffusée sur les bonnes pratiques de gestion commerciale
- le résumé de notre conférence en ligne du 8 mars dédiée à la relation client, communication et prospection
- une nouvelle fonctionnalité à découvrir dans SOeMAN
- une nouvelle conférence en ligne à venir


A très bientôt !
L'équipe Reflex Training

Reflex Training – membre du CICF

Une nouvelle marque de reconnaissance pour Reflex Training, avec son intégration en tant que membre du syndicat informatique de la CICF (Chambre de l'Ingénierie et du Conseil de France).

LA CICF « Les hommes et les femmes qui composent la Chambre de l'Ingénierie et du Conseil de France ont le souci de fédérer, innover et construire l'avenir, avec vous. Plus de 1200 adhérents dans 11 syndicats travaillent et participent activement au développement de vos métiers, et agissent dans 16 chambres régionales de la CICF. » Plus d’infos sur : http://cicf.typepad.com/cicf_federer_innover/

Actualités SOeMAN sur Twitter

Un compte Twitter entièrement dédié à la solution collaborative SOeMAN est disponible en un clic.
Suivez en temps réel les communiqués et actualités telles que :

• les évolutions à venir,
• les nouveautés,
• les astuces d'utilisation,
• les points consulting...

Des informations seront publiées toutes les semaines.


N'attendez plus ! Abonnez-vous ici : http://twitter.com/#!/Reflex_soeman

MAJ SOeMAN - push marketing

Nouveauté principale 

La communication est essentielle dans le développement des entreprises.Que ce soit en interne pour divulguer de l'information ou en externe pour fidéliser, relancer ou informer, communiquer ne se fait pas à n'importe quel prix ni n'importe comment. Il faut s'appuyer sur les bonnes pratiques.
Cet exercice de la communication doit être de qualité, vous permettre d'optimiser votre temps et doubler votre potentiel d'attractivité.

Pour donner les moyens à chaque organisation d'intégrer ce facteur important, SOeMAN évolue. Cette nouvelle version propose un tout nouveau module SOeMAN - stratégie de communication à découvrir en vidéo...

Evènement 08 Mars - 18H: relation client, prospection et communication pour les PME PMI

Cliquer sur l'image pour consulter et vous inscrire aux séminaires

Inscription : 
http://soeman.fr/seminaire
- Jeudi 08 mars - 18h00 / 18h45

Modalités :
- conférence en ligne gratuite
- assister au séminaire depuis votre ordinateur
- matériel nécessaire : ordinateur, connexion haut-débit, casque audio ou combiné téléphonique  

Objectif :
- améliorer les résultats de votre activité commerciale
-  fidéliser vos clients et intensifier la prise de vos nouvelles commandes

Programme :
- Introduction à la séance d'un ingénieur expérimenté
- l'étude de canaux essentiels à votre développement : la communication externe, la prospection commerciale, la gestion de la relation client
- les solutions pour atteindre vos objectifs : augmenter la prise de commandes, défendre vos marges, conquérir de nouveaux clients, augmenter la productivité de votre entreprise...

Evènement 08 Mars - 14H: relation client, prospection et communication pour les PME PMI

Cliquer sur l'image pour consulter et vous inscrire aux séminaires

Inscription : 
http://soeman.fr/seminaire
- Jeudi 08 mars - 14h00 / 15h00

Modalités :
- conférence en ligne gratuite
- assister au séminaire depuis votre ordinateur
- matériel nécessaire : ordinateur, connexion haut-débit, casque audio ou combiné téléphonique  

Objectif :
- améliorer les résultats de votre activité commerciale
-  fidéliser vos clients et intensifier la prise de vos nouvelles commandes

Programme :
- Introduction à la séance d'un ingénieur expérimenté
- l'étude de canaux essentiels à votre développement : la communication externe, la prospection commerciale, la gestion de la relation client
- les solutions pour atteindre vos objectifs : augmenter la prise de commandes, défendre vos marges, conquérir de nouveaux clients, augmenter la productivité de votre entreprise...

Web série épisode 1 - Etape d'organisation des dossiers prospects -clients

Première vidéo dédiée à notre web série "Objectif 2012" disponible sur le site :

Cliquez sur l'image pour accéder à la vidéo

Marc est responsable commercial de la société LocaS, location de biens d'équipements et vente de fournitures de bureau.
Marc a comme objectif pour le 1er trimestre de la nouvelle année, de générer 10% du CA avec de nouveaux clients ! Son budget est réduit et son temps limité. Pour l'aider, son patron l'informe qu'il va pouvoir bénéficier des conseils d'un consultant expérimenté dans ce domaine : Paul.

Episode 1 : Marc et Paul travaille sur la préparation de leur action. Comment organiser efficacement le portefeuille client existant ?

Acquérir de nouveaux clients et augmenter ses prises de commandes

La solution bientôt en ligne (cliquez ici)

Rentabiliser votre communication externe

La solution bientôt en ligne (cliquez ici)

Valoriser votre portefeuille client

La solution bientôt en ligne (cliquez ici)

Objectif 2012 en Auvergne : augmenter les prises de commandes

Afin de démarrer cette nouvelle année sur de nouvelles opportunités, nous avons mis en œuvre un projet de développement pour les entreprises d'Auvergne baptisé : Objectif 2012.

Les entreprises sont invitées à une première séance d'initiation :
- Innover dans votre communication externe;
- Valoriser et développer votre portefeuille client;
- Transformer rapidement vos prospects en clients;
- Développer le nombre de nouvelles commandes;
- ...

Pour plus d'informations sur la mise en action de ce projet, visitez le site Objectif 2012 : http://www.soeman.fr/objectif2012 

Vidéo de présentation de l'action Objectif 2012 en Auvergne

Meilleurs voeux 2012

Toute l'équipe de Reflex Training vous souhaite ses meilleurs pour l'année 2012 : un réseau renforcé par de nombreuses opportunités !

Cliquez sur la carte pour l'animer

Bonne fêtes de fin d'année

L'équipe de Reflex Training vous souhaite de très bonnes fêtes de fin d'année !
Nous vous préparons quelques surprises... Rendez-vous en 2012 pour les découvrir !

"Vous avez tissé votre réseau en 2011, maintenant vous vous demandez comment le rentabiliser ? Notre solution à découvrir dès 2012..."

Lancement du nouveau site SOeMAN

Pour préparer les fêtes de fin d'année, le site SOeMAN arbore un nouveau look.SOeMAN défile une nouvelle version, un nouveau design, une nouvelle ergonomie et des informations toujours au plus proche de la performance.

Site SOeMAN.fr

Quels dispositifs immédiatement opérationnels pour votre organisation ?
Vous trouverez sur le nouveau site de la solution d'aide au management et au pilotage collaboratif SOeMAN des bonus : des produits dédiés à chaque décideur, des sections vidéo et des études de cas.

N'hésitez pas à suivre le fil...

Bonne découverte et à très bientôt !
L'équipe Reflex Training

Le SMQ, un critère essentiel dans la performance de votre organisation

Les entreprises peuvent avoir à leur disposition des informations et des solutions innovantes leur permettant de piloter leur performance.

Les responsables opérationnels sont impliqués dans le système de management de l'entreprise.

L'entreprise, par la performance de son organisation doit répondre avec efficience aux attentes de son marché de ses clients pour continuer à exister !

Dans la réalité les manageurs sont directement confrontés aux dysfonctionnements de l'organisation et les axes d'améliorations ne manquent pas.

Malheureusement, la charge de travail importante des manageurs est générée par un volume conséquent de tâches administratives ce qui réduit leur potentiel d'implication pour des activités à plus fortes valeurs ajoutées.

Ces constats non exhaustifs, sont pourtant une illustration des problématiques que rencontrent vos collègues qui occupent des fonctions similaires à la vôtre.

Avec eux, nous avons bâti une communauté de pratiques et mis en place une approche unique et novatrice répondant aux différentes problématiques rencontrées en situation sur le terrain.

Utiliser votre Dasboard actions qualité

Avec SOeMAN vous êtes informé en temps réel quand une action qualité vous est affectée. Vous allez donc directement depuis votre Dashboard déclarer vos actions qualités quand elles seront réalisées. La résolution de problème fonctionne dans le respect de la méthode 8D. En faisant votre déclaration vous informez automatiquement le leader du plan d'action. Ce dispositif contribue à réduire fortement les coûts administratifs du traitement des RMNC.

SOeMAN Système de Management de la Qualité

Cette vidéo montre comment depuis le système de management de la qualité intégré à SOeMAN on peut très rapidement faire une analyse des causes élémentaires en s'appuyant sur la modélisation de l'arbre des causes intégré à SOeMAN système de management de la qualité.

J6 - 17:30 | Conclusion

Sur la base des travaux réalisés, l'entreprise dispose d'un référentiel de polyvalence complet modélisé depuis les outils SOeMAN - Ressources Humaines.

Ceci permet à la direction des Ressources Humaines de programmer les évaluations et d'étalonner les compétences de chaque employé de l'entreprise.

Ce dispositif opérationnel permettra d'alimenter automatiquement les matrices de polyvalence de l'entreprise et de démontrer lors des audits clients que l'entreprise pilote efficacement son processus de gestion des compétences et des talents.

J6 - 14:00 | Transposer le référentiel existant

Lors de notre briefing avec la direction de l'entreprise nous comprenons, qu'il est important de mettre en dynamique dans le système SOeMAN-Ressources Humaines,  la gestion des compétences.

Réunion d'ouverture

Une réunion complémentaire est organisée avec la direction des Ressources Humaines et son équipe pour identifier l'existant. Une matrice de polyvalence existe et permet de définir chacun des postes de l'entreprise qui doit faire l'objet d'une évaluation des compétences afin de valider la capacité de chacun à tenir un ou plusieurs postes.

Diagnostic de l'existant

Nous travaillons directement depuis cette matrice pour expliquer le processus de transposition. Ceci nous permettra à la fin de la journée, de disposer d'un premier niveau de référentiel de compétences de l'entreprise nécessaires pour procéder à l'évaluation des collaborateurs.

Nous disposons de 2 groupes de compétences :

• le groupe correspondant aux postes de main-d’œuvre directe
• le groupe correspondant aux postes indirects

Modéliser le référentiel

Nous décidons de modéliser le référentiel autour d'un métier principal intitulé : « opération »

Référentiel de compétences

Ce métier principal est organisé autour de 4 grands domaines de compétences dont 3 domaines sont associés pour la modélisation des postes de main-d’œuvre directe et le dernier domaine correspondant au poste de main-d’œuvre indirecte (encadrement).

Pour chaque domaine, nous associons à chaque poste élémentaire une compétence et nous caractérisons le potentiel d'autonomie sur un poste spécifique (compétence clé) en 3 niveaux :

Compétences clés en 3 niveaux

Pour un poste de travail donné (compétence), chaque  niveau pourra être évalué à partir du référentiel suivant:

• 1 : Aucune maîtrise
• 2 : Maîtrise moyenne
• 3 : Bonne maîtrise
• 4 : Maîtrise parfaite

La transposition du référentiel existant complété du modèle que nous venons de préciser a été faite dans le délai fixé.

Évaluation pour chaque fiche de fonction

D'autre part, nous avons créé 2 fiches de fonctions génériques une correspondant à l'ensemble des activités de la main-d’œuvre directe et une autre correspondant à l'ensemble des postes pour la main-d’œuvre indirecte.

Ceci permettra de programmer très rapidement pour chaque collaborateur l'évaluation en sélectionnant directement le référentiel sur lequel la personne doit être évaluée (polyvalence main-d’œuvre directe, polyvalence main-d’œuvre indirecte).

Enfin, nous terminons ce travail de transposition par les tests de validation en simulant une évaluation pour chaque fiche de fonction générique (référentiel de polyvalence) ce qui nous permet de valider le rapport des compétences d'un collaborateur.